Jakie wydatki w KPiR i w których kolumnach je ująć?

W KPiR można ująć wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia ich źródła, o ile ustawa nie wyłącza ich z kosztów podatkowych i zostały prawidłowo udokumentowane. Od 2026 r. wydatki wpisuje się głównie w kolumnach 12–15, a koszty działalności badawczo-rozwojowej dodatkowo w kolumnie 18.

Stan prawny: 1 października 2026 r. Tekst jest przeznaczony dla przedsiębiorców rozliczających podatek dochodowy według skali podatkowej lub podatkiem liniowym, osób samodzielnie prowadzących KPiR oraz pracowników przekazujących dokumenty biuru rachunkowemu. Prawidłowa ewidencja kosztów w KPiR wpływa na dochód, a tym samym na wysokość podatku dochodowego. Wyjaśniamy, które wydatki można zaliczyć do kosztów, kiedy powstaje koszt i jak wygląda jego klasyfikacja według wzoru obowiązującego od 2026 r.

Najważniejsze informacje

Wydatek może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu, jeśli ma związek z działalnością, służy osiąganiu przychodów albo zachowaniu lub zabezpieczeniu ich źródła, nie został ustawowo wyłączony i jest potwierdzony właściwym dowodem księgowym.
W nowym wzorze podatkowej księgi przychodów i rozchodów zakup towarów i materiałów wpisuje się do kolumny 12, koszty uboczne zakupu do kolumny 13, wynagrodzenia do kolumny 14, a pozostałe wydatki do kolumny 15.
Od 2026 r. kolumna 10 KPiR nie służy do ewidencjonowania kosztów zakupu, lecz pozostałych przychodów. Numeracja znana z księgi stosowanej do końca 2025 r. jest już nieaktualna.
Naliczony podatek VAT jest kosztem tylko w przypadkach wskazanych w ustawie, zwłaszcza gdy podatnikowi nie przysługuje prawo do jego odliczenia, a VAT nie zwiększa wartości środka trwałego ani wartości niematerialnej i prawnej.
Obowiązek elektronicznego prowadzenia KPiR jest wdrażany etapami. Od 2026 r. dotyczy podatników PIT zobowiązanych do przesyłania JPK_V7M, a pozostałych obejmie od 2027 r.

Jak ocenić, czy wydatek może być kosztem w KPiR?

Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych definiuje koszty uzyskania przychodów jako koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia ich źródła, z wyjątkiem wydatków wymienionych w art. 23. Nie wystarczy więc, że przedsiębiorca opłacił fakturę VAT. Powinien również wykazać racjonalny związek wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą i posiadać dokument potwierdzający rzeczywisty przebieg operacji gospodarczej.

Koszt nie musi prowadzić bezpośrednio do konkretnej sprzedaży. Czynsz, obsługa księgowa, telefon, paliwo wykorzystywane w firmie czy utrzymanie biura są zwykle pośrednio związane z przychodami, ale umożliwiają funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Takie wydatki mogą spełniać definicję kosztów uzyskania przychodu, jeśli ich poniesienie było celowe, a część prywatna została wyłączona. To na podatniku spoczywa obowiązek wykazania związku wydatku z działalnością i jego prawidłowego udokumentowania.

Koszty bezpośrednie można przypisać do konkretnych przychodów, natomiast koszty pośrednie służą działalności w szerszym zakresie. Obie grupy mogą być kosztami podatkowymi. Wysokość podatku dochodowego zależy jednak nie tylko od kwoty wydatków, lecz także od prawidłowego momentu ich potrącenia i kompletności zapisów w księdze przychodów i rozchodów.

Wydatki pośrednio związane z działalnością wymagają równie starannego uzasadnienia jak koszty przypisane do konkretnej sprzedaży. Prawidłowo rozpoznane koszty uzyskania przychodu obniżają dochód, ale sam zamiar zmniejszenia podatku nie tworzy jeszcze związku gospodarczego.

Nie każdy wydatek biznesowy jest kosztem podatkowym. Art. 23 ustawy o PIT wyłącza między innymi podatek dochodowy, grzywny i kary pieniężne orzeczone w postępowaniu karnym, karnym skarbowym, administracyjnym lub w sprawach o wykroczenia, a także odsetki od takich sankcji. Wydatek objęty ustawowym wyłączeniem nie staje się kosztem tylko dlatego, że został opłacony z firmowego rachunku.

Cztery warunki bezpiecznego ujęcia wydatku

Przy transakcjach objętych art. 22p ustawy o PIT należy dodatkowo sprawdzić formę płatności, rachunek odbiorcy oraz obowiązek zastosowania mechanizmu podzielonej płatności, z uwzględnieniem ustawowych wyjątków. Jeśli wydatek ma również charakter prywatny, należy wydzielić jego część firmową, o ile przepisy i charakter kosztu pozwalają ją wiarygodnie określić. Sam opis przelewu nie zastępuje dowodu wymaganego do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów.

Kto prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów?

KPiR prowadzą podatnicy objęci art. 24a ustawy o PIT, którzy nie prowadzą ksiąg rachunkowych i nie korzystają z właściwego zwolnienia z obowiązku prowadzenia księgi. Ustawa o PIT wymienia między innymi osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych i spółki partnerskie. Księga przychodów i rozchodów nie jest natomiast właściwą ewidencją dla podatnika rozliczającego się wyłącznie ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.

Przedsiębiorca rozliczający się według skali podatkowej lub podatkiem liniowym wykorzystuje zapisy w KPiR do ustalania wyniku działalności gospodarczej. Księga musi zatem umożliwiać obliczenie dochodu lub straty za właściwy okres.

KPiR pokazuje przychody oraz koszty uzyskania przychodu z działalności gospodarczej, ale nie zastępuje dokumentów potwierdzających poszczególne transakcje.

Podatkowa księga przychodów i rozchodów nie jest tym samym co księgi rachunkowe. Po przekroczeniu ustawowego progu albo po dobrowolnym wyborze przedsiębiorca przechodzi na księgi rachunkowe. Oznacza to stosowanie zasad pełnej księgowości, a nie jedynie rozszerzenie dotychczasowej KPiR.

Podatnik odpowiada za rzetelność księgi również wtedy, gdy powierzył jej prowadzenie biuru rachunkowemu. Powinien przekazywać kompletne dokumenty oraz informacje o celu poniesionych wydatków. Bez sprawnego obiegu dokumentów nawet poprawne technicznie zapisy mogą nie odzwierciedlać rzeczywistego przebiegu operacji gospodarczych.

KPiR 2026: gdzie księgować poszczególne wydatki?

Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów obowiązuje od 1 stycznia 2026 r. Nowy wzór KPiR zawiera 19 kolumn. Wydatki według rodzaju zapisuje się w kolumnach 12–15 KPiR, kolumna 16 zawiera wyłącznie sumę kolumn 14 i 15, natomiast kolumna 18 służy dodatkowemu wyodrębnieniu kosztów działalności badawczo-rozwojowej. Poniższa tabela przedstawia aktualne zasady księgowania w KPiR.

Kolumna KPiR od 2026 r.Co należy w niej ująćTypowe przykłady

Zakup materiałów i towarów handlowych według cen zakupu

towary do odsprzedaży, materiały podstawowe i pomocnicze

Koszty uboczne zakupu

transport, załadunek, wyładunek i ubezpieczenie w drodze

Wynagrodzenia w gotówce i naturze

wynagrodzenia pracowników, należności z umów zlecenia i o dzieło

Pozostałe wydatki stanowiące koszty podatkowe

czynsz, energia elektryczna, telefon, paliwo, remonty, składki pracodawcy, odpisy amortyzacyjne

Razem wydatki

suma wynagrodzeń z kolumny 14 i pozostałych wydatków z kolumny 15

Kolumna wolna

np. wydatki odnoszące się do przychodów następnego miesiąca lub roku

Koszty działalności badawczo-rozwojowej

wszystkie wyodrębnione koszty B+R, niezależnie od części odliczanej później

Uwagi

objaśnienia do zapisów, zaliczki, obrót opakowaniami zwrotnymi

Zakup towarów handlowych i materiałów trafia więc do kolumny 12, a nie do kolumny 10. Towary handlowe wykazuje się według cen zakupu, czyli bez podatku VAT podlegającego odliczeniu, po uwzględnieniu rabatów, a przy imporcie również właściwych należności wskazanych w rozporządzeniu. Opis zdarzenia gospodarczego w kolumnie 8 może brzmieć np. „zakup materiałów do produkcji”. Sztuczne sformułowanie „towary handlowe zakup materiałów” lepiej zastąpić opisem odpowiadającym rzeczywistej transakcji.

Układ podatkowej księgi pozwala rozdzielić poszczególne rodzaje operacji gospodarczych i ustalić roczne koszty uzyskania przychodu. Wpisanie wydatku do niewłaściwej kolumny nie zmienia jego charakteru, ale narusza zasady prowadzenia księgi i może utrudnić weryfikację rozliczenia.

U podatnika prowadzącego kantor kolumna 9 może obejmować miesięczny przychód ze sprzedaży wartości dewizowych, a kolumna 12 miesięczną wartość ich zakupu, zgodnie z właściwą ewidencją. Jest to branżowy wyjątek opisany w objaśnieniach do KPiR.

Dlaczego kolumna 10 KPiR nie jest już kolumną kosztową?

Do końca 2025 r. kolumna 10 KPiR była przeznaczona na zakup materiałów i towarów handlowych. Od 2026 r. wzór księgi został rozszerzony między innymi o numer identyfikujący fakturę w KSeF oraz identyfikator podatkowy kontrahenta. Obecnie kolumna 10 służy do ewidencjonowania pozostałych przychodów, kolumna 11 zawiera sumę przychodów, a zakup towarów handlowych został przeniesiony do kolumny 12. Dawnych wskazówek dotyczących kolumn 10–16 nie należy więc stosować do księgowania KPiR za 2026 r.

Warto sprawdzić konfigurację programu księgowego, zwłaszcza jeśli dane zostały przeniesione ze starszego systemu. W księdze przychodów i rozchodów za 2026 r. pozostałe przychody nie mogą zostać pomylone z zakupem materiałów.

Kolumna 12: towary handlowe i materiały

Do kolumny 12 wpisuje się zakup towarów handlowych i materiałów według cen zakupu. Towary handlowe to przede wszystkim wyroby przeznaczone do sprzedaży w stanie nieprzerobionym. Materiał podstawowy staje się główną substancją wyrobu albo jego częścią składową. Materiał pomocniczy jest natomiast zużywany w działalności i bezpośrednio przekazuje wyrobowi swoje właściwości.

Zapis w księdze przychodów i rozchodów należy oprzeć na dowodzie wskazanym w rozporządzeniu. Dzięki temu koszty poniesione na zakup zapasów mogą zostać uwzględnione przy rocznym ustalaniu dochodu wraz z różnicą remanentową.

Jeżeli towar lub materiał dotrze przed fakturą, należy sporządzić opis dostawy zawierający dane i adres dostawcy, ilość, rodzaj, cenę jednostkową oraz wartość towarów lub materiałów, a także datę i podpis osoby przyjmującej dostawę, chyba że odpowiednie wymagania spełnia specyfikacja dostawcy. Jeżeli faktura wpłynie przed dokonaniem zapisu w KPiR, zakup ujmuje się na jej podstawie, przy czym opis dostawy łączy się z fakturą papierową albo uzupełnia o odpowiedni numer faktury elektronicznej, w tym numer KSeF. Ewentualną różnicę między opisem a fakturą wpisuje w dniu otrzymania faktury.

Kolumna 13: wydatki związane z zakupem

Koszty uboczne zakupu to wydatki powiększające cenę nabycia składników do chwili złożenia ich w magazynie. Obejmują przede wszystkim koszty transportu, załadunku, wyładunku i ubezpieczenia w drodze.

Nie każda usługa przewozowa powinna jednak trafić do tej kolumny. Transport sprzedawanych towarów do klienta lub zwykłe przejazdy firmowe mogą być pozostałymi wydatkami, zależnie od okoliczności.

W KPiR koszty uboczne trzeba oddzielić od ceny samego towaru. Ma to znaczenie także przy wycenie spisu według ceny nabycia, ponieważ objaśnienia do księgi określają sposób ustalenia procentowego wskaźnika tych kosztów.

Kolumna 14: wynagrodzenia w gotówce i naturze

W kolumnie 14 wykazuje się wynagrodzenia pracowników brutto wypłacane w gotówce i naturze. Wypłatę wynagrodzenia w kasie dokumentuje się listą płac lub innym dowodem z podpisem pracownika potwierdzającym wysokość otrzymanego świadczenia, natomiast przy wypłacie poza kasą stosuje się odpowiedni dowód przekazania wynagrodzenia. W tej samej kolumnie ujmuje się wynagrodzenia z tytułu umów zlecenia i umów o dzieło.

Jeżeli wynagrodzenie pracownicze zostało wypłacone w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego, stanowi koszt w miesiącu, za który jest należne. Wynagrodzenie wypłacone po terminie staje się kosztem zgodnie z regułą kasową przewidzianą dla niewypłaconych należności.

Składki ZUS finansowane przez pracodawcę nie są ujmowane w kolumnie 14, lecz w kolumnie 15. Składki finansowane przez płatnika od należności pracowniczych objętych art. 22 ust. 6ba ustawy o PIT są kosztem miesiąca, za który należne jest wynagrodzenie, pod warunkiem terminowej zapłaty, natomiast składki od wynagrodzeń z umów zlecenia rozlicza się co do zasady w momencie ich opłacenia.

W praktycznym zestawieniu warto zatem rozdzielać pozycje „wynagrodzenia pracowników” i „składki ZUS”. Łączny opis „składki ZUS wynagrodzenia pracowników” nie pozwala jednoznacznie wskazać właściwej kolumny.

Kolumna 15: pozostałe wydatki

Kolumna 15 obejmuje pozostałe wydatki będące kosztami uzyskania przychodu, których nie wykazuje się w kolumnach 12–14. Wydatki na paliwo ujmuje się w kolumnie 15 w wysokości stanowiącej koszt podatkowy, z uwzględnieniem ograniczeń dotyczących sposobu wykorzystywania samochodu osobowego. Koszty utrzymania biura ujmuje się wyłącznie w zakresie, w jakim dotyczą działalności gospodarczej.

W kolumnie 15 wykazuje się również amortyzację środków trwałych. Kosztem nie jest zazwyczaj sam wydatek na nabycie środka trwałego, lecz odpis amortyzacyjny ustalony zgodnie z ustawą o PIT. Składnik powinien znaleźć się w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, a dokumentacja musi umożliwiać prawidłowe obliczenie odpisów.

Pozostałe wydatki w księdze przychodów i rozchodów obejmują więc różne rodzaje kosztów podatkowych. Dla przejrzystości zapisów warto stosować jednoznaczne opisy, które pozwolą odróżnić remont od ulepszenia środka trwałego, a wydatek firmowy od prywatnego.

Kolumna 18: koszty działalności badawczo-rozwojowej

Podatnicy prowadzący działalność badawczo-rozwojową, którzy zamierzają skorzystać z odliczenia na podstawie art. 26e ustawy o PIT, są obowiązani wyodrębnić koszty tej działalności w prowadzonej KPiR. Od 2026 r. służy do tego kolumna 18, a nie kolumna 16. Wpisuje się w niej wszystkie koszty B+R, niezależnie od tego, jaka część zostanie ostatecznie odliczona od podstawy obliczenia podatku. Ten sam wydatek musi być jednocześnie prawidłowo ujęty we właściwej kolumnie kosztowej KPiR.

Ewidencja w kolumnie 18 służy wyodrębnieniu kosztów B+R. Same wydatki muszą najpierw spełniać warunki uznania ich za koszty uzyskania przychodu. Możliwość dodatkowego odliczenia ocenia się odrębnie na podstawie art. 26e ustawy o PIT.

Ujęcie wydatku w kolumnie 18 nie przesądza więc, że cała kwota będzie kosztem kwalifikowanym do ulgi.

KPiR – przykłady księgowań kosztów

Właściwa kolumna zależy od ekonomicznego charakteru wydatku, a nie tylko od nazwy pozycji widocznej na fakturze. Poniższe przykłady księgowań w KPiR odnoszą się do wzoru obowiązującego od 2026 r.

Przykład 1. Zakup towaru wraz z dostawą

Sklep internetowy kupił partię kubków przeznaczonych do dalszej sprzedaży. Na fakturze VAT osobno wykazano cenę kubków i koszt transportu do magazynu. Wartość towarów handlowych według cen zakupu należy wpisać do kolumny 12, a transport jako koszt uboczny zakupu do kolumny 13 podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Przykład 2. Biuro, wynagrodzenia i składki pracodawcy

Agencja projektowa opłaciła czynsz i rachunek za energię elektryczną oraz terminowo wypłaciła wynagrodzenia pracownikom. Czynsz i media ujmuje w kolumnie 15, natomiast wynagrodzenia brutto w kolumnie 14.

Składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez pracodawcę agencja również wpisuje do kolumny 15. Ponieważ zostały zapłacone terminowo, są kosztem miesiąca, za który należne jest wynagrodzenie. Gdyby zapłacono je po terminie, stałyby się kosztem w miesiącu zapłaty.

Czy podatek VAT naliczony można wpisać w koszty KPiR?

Podatek VAT nie jest automatycznie kosztem podatkowym. Czynny podatnik, któremu przysługuje pełne prawo do odliczenia VAT, ujmuje w kosztach zazwyczaj wartość netto.

Naliczony VAT może być kosztem między innymi wtedy, gdy podatnik korzysta ze zwolnienia z VAT albo nabywa towary lub usługi w celu wytworzenia lub odprzedaży towarów bądź świadczenia usług zwolnionych. Kosztem może być również część podatku, w odniesieniu do której podatnikowi nie przysługuje odliczenie lub zwrot, o ile kwota ta nie zwiększa wartości środka trwałego albo wartości niematerialnej i prawnej.

Nieodliczalny VAT ujmuje się w KPiR razem z właściwym wydatkiem albo poprzez zwiększenie wartości początkowej składnika, jeżeli wymagają tego przepisy. Podatek dochodowy pozostaje natomiast poza kosztami uzyskania przychodu.

Stwierdzenie, że „VAT naliczony można zaliczyć do kosztów w KPiR”, jest więc prawdziwe tylko pod określonymi warunkami. Przy fakturach VAT należy najpierw ustalić zakres prawa do odliczenia. Jeśli po utracie zwolnienia podmiotowego podatnik odlicza część podatku, przepisy wymagają odpowiedniej korekty kosztów. Faktury VAT RR i dokumenty celne również mogą być dowodami księgowymi, ale kwalifikacja podatku zależy od właściwych przepisów o VAT i PIT.

Sama obecność nieodliczalnego podatku VAT na fakturze nie wystarcza do zaliczenia go do kosztów uzyskania przychodu. Wydatek musi również spełniać przesłanki wynikające z ustawy o PIT.

Kiedy ująć koszt w podatkowej księdze?

Sposób ujmowania kosztów zależy od przyjętej metody oraz szczególnych zasad dotyczących między innymi wynagrodzeń, składek i amortyzacji. Podatnik prowadzący księgę przychodów i rozchodów może stosować metodę uproszczoną, zgodnie z którą koszty potrąca się w roku poniesienia, z uwzględnieniem szczególnych przepisów określających moment ich podatkowego rozliczenia. Druga możliwość wymaga stałego prowadzenia księgi w sposób pozwalający wyodrębnić koszty odnoszące się do danego roku.

Przy metodzie memoriałowej koszty bezpośrednie rozlicza się w roku uzyskania odpowiadających im przychodów, z uwzględnieniem ustawowych zasad dotyczących wydatków poniesionych po zakończeniu roku. Koszty pośrednie potrąca się w dacie poniesienia. Jeśli dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy i nie można ustalić części przypadającej na poszczególne lata, rozlicza się je proporcjonalnie do długości tego okresu.

Rozróżnienie to wpływa na dzień poniesienia kosztu i rok, w którym podatnik uwzględni go w rozliczeniu. Nie zmienia jednak obowiązku posiadania odpowiedniego dowodu ani wykazania związku wydatku z działalnością gospodarczą.

Prawidłowe przypisanie wydatku do roku jest elementem ustalania kosztów uzyskania przychodu, a nie wyłącznie technicznym wyborem daty wpisu. W przypadku kosztów bezpośrednich faktura otrzymana z opóźnieniem może wpływać na rok potrącenia. Przy kosztach pośrednich liczą się data poniesienia i okres, którego wydatek dotyczy. Wybraną metodę należy stosować stale, tak aby zapisy w KPiR pozwalały przypisać koszty do właściwego roku.

Dla podatników prowadzących KPiR dniem poniesienia kosztu jest zasadniczo dzień wystawienia faktury, rachunku lub innego dowodu stanowiącego podstawę zapisu. Nie należy utożsamiać tej zasady z ujęciem kosztu w księgach rachunkowych na podstawie daty zaksięgowania. Zwrot „na podstawie daty wystawienia faktury” dobrze opisuje ogólną regułę KPiR, ale wyjątki dotyczą między innymi wynagrodzeń, składek, amortyzacji i podatników stosujących kasową metodę rozliczania przychodów i kosztów w transakcjach B2B.

Jak dokumentować wydatki KPiR?

Podstawą wpisów są dowody księgowe spełniające wymagania rozporządzenia. Należą do nich faktury, faktury VAT RR, rachunki, dokumenty celne oraz inne wskazane dowody.

Inne dowody księgowe, o których mowa w § 6 ust. 3 pkt 3 rozporządzenia, muszą zawierać wymagane dane o stronach, dacie, przedmiocie i wartości operacji oraz podpisy uprawnionych osób i oznaczenie umożliwiające powiązanie dowodu z zapisem w księdze.

Faktury i dokumenty celne są najczęstszą podstawą wpisów, ale rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki przewiduje także inne kategorie dokumentów. Każdy dowód powinien umożliwiać powiązanie operacji z zapisem w podatkowej księdze. Braki formalne mogą podważyć wiarygodność kosztu, nawet jeśli płatność jest widoczna na rachunku bankowym.

Opis zdarzenia gospodarczego powinien krótko i zrozumiale oddawać istotę transakcji, np. „zakup blachy” albo „wypłata wynagrodzeń za wrzesień”. Nie trzeba dopisywać uzasadnienia podatkowego do każdej faktury, jednak w przypadku nietypowego wydatku warto zachować materiały potwierdzające jego cel biznesowy.

Rozporządzenie dopuszcza również noty księgowe, dowody opłat pocztowych i bankowych oraz określone dowody wewnętrzne. Zakres stosowania dowodów wewnętrznych jest zamknięty. Mogą one dokumentować między innymi firmową część czynszu lub opłat za energię elektryczną na podstawie dokumentu obejmującego całość należności, określone opłaty sądowe i notarialne, diety z tytułu podróży służbowych czy opłatę za parking potwierdzoną biletem.

Dowodu wewnętrznego nie można sporządzić dla dowolnego zakupu tylko dlatego, że przedsiębiorca nie ma faktury. Jest on dopuszczalny wyłącznie w sytuacjach wymienionych w rozporządzeniu.

Prawidłowe dokumentowanie kosztów wymaga również zachowania ciągłości numeracji lub zastosowania innego oznaczenia pozwalającego połączyć dokument z wpisem. Dowód wewnętrzny powinien zawierać datę, podpis osoby, która poniosła wydatek, przedmiot zdarzenia i jego wartość, a przy zakupie również ilość i cenę jednostkową towaru.

Terminy, spis z natury i przechowywanie KPiR

Księga przychodów i rozchodów musi być prowadzona rzetelnie, czyli zgodnie ze stanem rzeczywistym, oraz niewadliwie, a więc zgodnie z rozporządzeniem, wzorem i objaśnieniami. Zapisy w KPiR sporządza się w języku polskim i w walucie polskiej. Także dowód księgowy powinien być sporządzony po polsku. Jeżeli dowód księgowy zawiera wartościowe określenie zdarzenia gospodarczego wyłącznie w walucie obcej, podatnik przelicza tę wartość na złote zgodnie z ustawą o PIT i zamieszcza wynik przeliczenia w wolnych polach dowodu albo w załączniku do dowodu.

Nie ma jednej reguły, zgodnie z którą każdy koszt trzeba wpisać najpóźniej do 20. dnia następnego miesiąca. Od 2026 r. termin do 20. dnia dotyczy określonych zapisów przychodowych, między innymi faktur sprzedażowych, raportów fiskalnych i miesięcznego zestawienia sprzedaży. Wydatki wpisuje się na podstawie dowodów oraz zgodnie z zasadami potrącania kosztów wynikającymi z ustawy o PIT. Dzienne zestawienia dowodów mogą ułatwiać porządkowanie dokumentacji, ale nie zmieniają momentu rozpoznania kosztu.

Spis z natury sporządza się na dzień 1 stycznia i koniec roku podatkowego oraz w innych przypadkach określonych w rozporządzeniu, przy czym spis sporządzony na 31 grudnia poprzedniego roku zastępuje spis na 1 stycznia. Spis obejmuje między innymi towary handlowe, materiały, półwyroby, produkcję w toku, wyroby gotowe, braki i odpady. Wyceny należy dokonać najpóźniej w ciągu 14 dni od zakończenia spisu.

Jeżeli działalność gospodarcza rozpoczyna się w trakcie roku, spis z natury sporządza się na dzień jej rozpoczęcia. Jego wartość wpisuje się do KPiR, ponieważ wpływa ona na roczne ustalenie kosztów podatkowych.

KPiR i związane z nią dowody księgowe przechowuje się do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zazwyczaj jest to pięć lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, a nie po prostu pięć lat od zakończenia roku podatkowego. Bieg terminu może zostać zawieszony lub przerwany, dlatego automatyczne niszczenie dokumentów dokładnie pięć lat po ich wystawieniu jest ryzykowne.

Elektroniczna KPiR i przekazywanie danych od 2026 r.

Obowiązek elektronicznego prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów jest wdrażany etapami. Od 1 stycznia 2026 r. prowadzenie KPiR i ewidencji środków trwałych przy użyciu programu komputerowego jest obowiązkowe dla podatników PIT zobowiązanych do przesyłania JPK_V7M. Pierwsze roczne pliki JPK_PKPIR i JPK_ST za 2026 r. ta grupa przekaże w 2027 r., w terminie powiązanym ze złożeniem zeznania podatkowego.

Księgi przesyła się właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego po zakończeniu roku. Terminu przekazania JPK_PKPIR nie liczy się od dnia złożenia deklaracji VAT. Jest on związany z upływem terminu złożenia rocznego zeznania PIT. Nie każdy podatnik musi więc wysłać plik w dniu wcześniejszego, faktycznego złożenia zeznania.

Pozostali podatnicy PIT, w tym zobowiązani do przesyłania JPK_V7K oraz podatnicy niebędący czynnymi podatnikami VAT, zostaną objęci obowiązkiem od 1 stycznia 2027 r. Mogą zatem prowadzić papierową KPiR w 2026 r., o ile nie należą do pierwszej grupy. Księgę prowadzoną bez programu komputerowego trzeba zbroszurować i kolejno ponumerować jej karty.

Powierzenie prowadzenia księgi biuru rachunkowemu nie zwalnia podatnika z odpowiedzialności za rozliczenie. Warto więc uzgodnić z biurem sposób obiegu faktur i innych dowodów księgowych oraz terminy ich przekazywania.

Wymóg elektroniczny dotyczy sposobu prowadzenia KPiR i rocznego przekazywania danych. Nie zmienia zasad oceny związku wydatku z działalnością gospodarczą ani momentu, w którym staje się on kosztem uzyskania przychodu.

KPiR nie należy mylić ani z pełną księgowością prowadzoną w formie ksiąg rachunkowych, ani z ewidencją przychodów stosowaną przy ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych. Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych może wynikać z przepisów o rachunkowości, ale przedsiębiorca może je również wybrać dobrowolnie. Przychody spółki jawnej osób fizycznych mogą być ewidencjonowane w KPiR, jeżeli zostały spełnione warunki ustawowe i nie powstał obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Podatkowa księga przychodów i rozchodów jest ewidencją podatkową, a nie uproszczoną wersją ksiąg rachunkowych. To rozróżnienie ma znaczenie przy wyborze właściwej formy ewidencji działalności gospodarczej.

Jak ograniczyć błędy w ewidencji kosztów w KPiR?

Jednym z najczęstszych błędów jest przypisywanie wydatków do kolumn według starego wzoru. W systemie używanym od 2026 r. trzeba sprawdzić, czy formularz zawiera 19 kolumn i czy zakup towarów jest przypisany do kolumny 12.

Warto również oddzielać koszty zakupu towarów handlowych od kosztów ubocznych, wynagrodzenia od składek finansowanych przez pracodawcę, a wydatki bieżące od odpisów dotyczących środków trwałych.

Kontrola zapisów powinna obejmować dane wymagane dla danego rodzaju operacji, przy czym po wpisaniu identyfikatora podatkowego kontrahenta w kolumnie 5 nie wypełnia się kolumn 6 i 7. Dzięki temu ewidencja kosztów w KPiR odzwierciedla rzeczywiste operacje gospodarcze, a księga może pełnić funkcję dowodową.

Sprawny obieg dokumentów pozwala powiązać faktury VAT, dokumenty celne i pozostałe dowody z konkretnymi zapisami. Przed przekazaniem dokumentów biuru rachunkowemu warto oznaczyć ich cel biznesowy, zwłaszcza jeśli z treści faktury nie wynika bezpośrednio związek z działalnością. SzybkaFaktura.pl pomaga uporządkować faktury sprzedażowe i dokumenty firmowe, ale ostateczna kwalifikacja wydatku do kosztów podatkowych i właściwej kolumny powinna uwzględniać rzeczywisty charakter transakcji.

Podsumowanie

Wydatki KPiR obejmują zakup towarów i materiałów, koszty związane z ich nabyciem, wynagrodzenia oraz inne wydatki, o ile spełniają definicję kosztów uzyskania przychodu, nie podlegają ustawowemu wyłączeniu i zostały właściwie udokumentowane.

Od 2026 r. zakup towarów i materiałów ujmuje się w kolumnie 12, koszty uboczne zakupu w kolumnie 13, wynagrodzenia w kolumnie 14, pozostałe wydatki w kolumnie 15, a koszty działalności badawczo-rozwojowej dodatkowo w kolumnie 18.

Prawidłowe księgowanie KPiR wymaga korzystania z aktualnego wzoru, właściwego rozpoznania momentu powstania kosztu oraz przechowywania dowodów do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dobrze prowadzona podatkowa księga przychodów i rozchodów porządkuje koszty działalności gospodarczej i pozwala prawidłowo obliczyć podatek dochodowy.

FAQ - najczęściej zadawane pytania o wydatki w KPiR

Jakie wydatki można ująć w KPiR?

W KPiR można ująć wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodu albo zachowania lub zabezpieczenia jego źródła, związane z działalnością gospodarczą, niewymienione w ustawowym katalogu wyłączeń i prawidłowo udokumentowane. Ocena zależy zawsze od okoliczności konkretnego wydatku.

Gdzie ująć zakup towarów handlowych w KPiR od 2026 r.?

Zakup towarów handlowych i materiałów według cen zakupu ujmuje się od 2026 r. w kolumnie 12 podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Kolumna 10 KPiR służy obecnie do ewidencjonowania pozostałych przychodów.

Gdzie ująć koszty uboczne zakupu w KPiR od 2026 r.?

Koszty uboczne zakupu, takie jak transport, załadunek, wyładunek i ubezpieczenie w drodze, wpisuje się do kolumny 13 KPiR. Dawna kolumna 11 w nowym wzorze zawiera sumę przychodów.

Gdzie ująć wynagrodzenia pracowników i składki pracodawcy w KPiR od 2026 r.?

Wynagrodzenia pracowników brutto w gotówce i naturze oraz należności z umów zlecenia i o dzieło wpisuje się do kolumny 14 KPiR. Składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracodawcę trafiają do kolumny 15. Składki finansowane przez płatnika od wynagrodzeń pracowniczych objętych art. 22 ust. 6ba ustawy o PIT są kosztem miesiąca, za który wynagrodzenie jest należne, pod warunkiem terminowego opłacenia składek, natomiast składki od umów zlecenia rozlicza się co do zasady w momencie zapłaty.

Gdzie ująć amortyzację środków trwałych w KPiR od 2026 r.?

Odpisy amortyzacyjne zaliczane do kosztów podatkowych ujmuje się w kolumnie 15, a jeżeli dotyczą działalności badawczo-rozwojowej, odpowiednie koszty wyodrębnia się dodatkowo w kolumnie 18.

Czy naliczony podatek VAT jest kosztem w KPiR?

Naliczony podatek VAT może być kosztem między innymi w części, w której podatnikowi nie przysługuje prawo do jego odliczenia lub zwrotu, jeżeli kwota ta nie zwiększa wartości środka trwałego albo wartości niematerialnej i prawnej. VAT podlegający odliczeniu nie jest kosztem uzyskania przychodu.

Czy KPiR trzeba prowadzić elektronicznie w 2026 r.?

W 2026 r. elektroniczna księga przychodów i rozchodów jest obowiązkowa dla podatników PIT zobowiązanych do przesyłania JPK_V7M. Pozostali podatnicy zostaną objęci tym obowiązkiem od 2027 r., dlatego część z nich może jeszcze w 2026 r. prowadzić księgę bez użycia programu komputerowego.

Jak długo trzeba przechowywać KPiR i dowody księgowe?

KPiR oraz związane z nią dokumenty należy przechowywać do upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zasadniczo zobowiązanie przedawnia się po pięciu latach liczonych od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku, chyba że bieg tego terminu został zawieszony albo przerwany.

Źródła

Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów: https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2025/1299/text.pdf
Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, tekst jednolity Dz.U. z 2026 r. poz. 592 z późniejszymi zmianami: https://eli.gov.pl/api/acts/DU/2026/592/text.pdf
Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa, tekst jednolity: https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2025/111/text.pdf
Krajowa Informacja Skarbowa, „Elektroniczne księgi i ewidencje podatkowe”, 20 kwietnia 2026 r.: https://www.gov.pl/web/kis/elektroniczne-ksiegi-i-ewidencje-podatkowe
Ministerstwo Finansów, „Struktury JPK w podatkach dochodowych”: https://www.gov.pl/web/kas/struktury-jpk-w-podatkach-dochodowych