Powrót
·13 min czytania

Czy można wziąć fakturę na firmę i jej nie rozliczyć?

Magdalena Krzemieniewska
Czy można wziąć fakturę na firmę i jej nie rozliczyć?

Faktury kosztowe dokumentują zakupy związane z działalnością firmy, ale sam dokument nie przesądza jeszcze o ujęciu wydatku w kosztach ani o możliwości odliczenia VAT. Przedsiębiorca musi wziąć pod uwagę cel zakupu, ustawowe wyłączenia oraz poprawność faktury. W artykule wyjaśniamy, jak rozliczyć fakturę kosztową w podatku dochodowym i VAT, co zrobić z dokumentem otrzymanym w KSeF oraz jakie znaczenie ma sposób prowadzenia ksiąg.

Materiał jest przeznaczony przede wszystkim dla osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą i mikrofirm, które samodzielnie porządkują dokumenty lub przygotowują je dla księgowości. Prawidłowa kwalifikacja wydatków wpływa na wysokość podatku dochodowego, kwotę VAT do zapłaty oraz rzetelność ksiąg podatkowych.

Najważniejsze informacje

  • Faktura kosztowa potwierdza zakup, ale możliwość zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych zależy od jego związku z przychodami lub zabezpieczeniem ich źródła oraz od ustawowych wyłączeń.
  • Czynny podatnik VAT może odliczyć podatek naliczony w takim zakresie, w jakim zakupione towary lub usługi służą wykonywaniu czynności opodatkowanych VAT.
  • Otrzymanie faktury w KSeF nie oznacza automatycznego obowiązku zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów ani nie przesądza o prawie do odliczenia VAT.
  • Dokumenty dotyczące zakupu towarów handlowych i materiałów podstawowych wymagają szczególnej uwagi, ponieważ przepisy dotyczące KPiR przewidują dla nich odrębne zasady ewidencyjne.

Faktura kosztowa – co to właściwie znaczy?

Określenie „faktura kosztowa” nie oznacza odrębnego rodzaju faktury zdefiniowanego w ustawie o VAT. W obrocie gospodarczym używa się go w odniesieniu do faktury zakupowej, która dokumentuje nabycie towarów lub usług na potrzeby firmy.

Dla sprzedawcy ten sam dokument jest fakturą sprzedażową, natomiast dla nabywcy może być fakturą zakupu. Sposób jego rozliczenia zależy od tego, czego dotyczy transakcja i w jakim celu poniesiono wydatek.

Faktury kosztowe mogą dokumentować między innymi:

  • zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych przeznaczonych do dalszej odsprzedaży lub wykorzystania w produkcji;
  • nabycie wyposażenia, środków trwałych albo wartości niematerialnych i prawnych;
  • usługi obce, takie jak księgowość, hosting, transport, doradztwo czy najem;
  • bieżące wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, na przykład zakup materiałów biurowych.

Faktura zakupowa może wpływać na dwa odrębne rozliczenia. W podatku dochodowym znaczenie ma możliwość uznania wydatku za koszt uzyskania przychodów. W przypadku VAT ocenia się natomiast prawo do odliczenia podatku naliczonego. Są to dwie różne kwestie, dlatego ten sam wydatek może być rozliczany inaczej w każdym z tych podatków.

Co powinna zawierać faktura kosztowa?

Standardowa faktura powinna zawierać dane określone w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT, jednak w przypadkach przewidzianych przepisami dopuszczalny jest ograniczony zakres danych, w szczególności na fakturach uproszczonych i fakturach dokumentujących sprzedaż zwolnioną.

Faktura powinna zawierać datę dokonania lub zakończenia dostawy albo wykonania usługi, a w przypadku faktury dokumentującej otrzymanie zapłaty przed dokonaniem czynności — datę jej otrzymania, jeżeli data ta jest określona i różni się od daty wystawienia faktury.

W zależności od rodzaju transakcji na fakturze mogą być wymagane dodatkowe oznaczenia. Dotyczy to między innymi metody kasowej, samofakturowania, procedury marży czy mechanizmu podzielonej płatności.

Błąd w danych nie zawsze oznacza, że wydatku nie można rozliczyć. Trzeba jednak ustalić, czy dokument rzeczywiście potwierdza transakcję i pozwala zidentyfikować jej strony. W osobnym materiale wyjaśniamy, co zrobić, gdy faktura wskazuje niewłaściwą osobę albo firmę.

Jak rozliczyć fakturę kosztową krok po kroku?

Księgowanie faktur kosztowych należy poprzedzić oceną zarówno dokumentu, jak i samego wydatku. Pozwala to uniknąć sytuacji, w której dana kwota trafia do niewłaściwej ewidencji albo zostaje rozliczona mimo braku związku z działalnością.

EtapCo należy sprawdzić?Znaczenie dla rozliczenia

Weryfikacja dokumentu

Dane stron, numer faktury, datę wystawienia, opis towaru lub usługi oraz wartości

Pozwala ustalić, czy dokument odzwierciedla rzeczywistą transakcję

Ocena celu zakupu

Związek wydatku z osiągnięciem przychodów albo zachowaniem lub zabezpieczeniem ich źródła

Decyduje o możliwości ujęcia wydatku w kosztach podatkowych

Sprawdzenie wyłączeń

Przy płatności bez pośrednictwa rachunku oraz przy weryfikacji rachunku w wykazie podatników VAT próg 15 000 zł odnosi się do jednorazowej wartości transakcji, bez względu na liczbę płatności, natomiast obowiązek MPP należy oceniać odrębnie według przesłanek ustawy o VAT.

Niektóre wydatki poniesione w firmie nie mogą być kosztami podatkowymi

Kwalifikacja księgowa

Rodzaj wydatku i właściwą ewidencję

Zakup towarów, środka trwałego i bieżącej usługi może być ujmowany w różny sposób

Ocena VAT

Status podatnika, związek zakupu ze sprzedażą opodatkowaną oraz przesłanki wyłączające odliczenie

Wpływa na prawo do odliczenia podatku naliczonego

Ustalenie okresu

Moment powstania obowiązku podatkowego u sprzedawcy, datę otrzymania faktury i zasady właściwej ewidencji

Pozwala ustalić okres rozliczenia dokumentu

Faktura jest dowodem zakupu, ale wydatek musi również spełniać warunki przewidziane dla danego podatku i sposobu prowadzenia ewidencji.

Jeżeli zakup nie został potwierdzony fakturą, sposób jego udokumentowania zależy od rodzaju zdarzenia oraz obowiązujących przepisów ewidencyjnych. Przykłady dopuszczalnych dokumentów omawiamy w materiale o tym, jak udokumentować sprzedaż bez faktury i kiedy stosuje się dowód wewnętrzny.

Faktury kosztowe w podatku dochodowym

W podatku dochodowym od osób fizycznych kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia ich źródła, z wyjątkiem wydatków wskazanych w ustawowym katalogu wyłączeń. Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych opiera się na podobnej konstrukcji.

Związek wydatku z działalnością należy oceniać indywidualnie. Liczy się rzeczywisty cel zakupu oraz możliwość wykazania jego gospodarczego uzasadnienia. Samo umieszczenie danych firmy na fakturze nie wystarczy, jeśli zakup ma charakter osobisty.

Wydatek może nie stanowić kosztu uzyskania przychodów także wtedy, gdy ma związek z firmą, ale został objęty ustawowym wyłączeniem. Katalogi takich wydatków znajdują się odpowiednio w ustawie o PIT i ustawie o CIT. Obejmują między innymi nabycie gruntów lub prawa wieczystego użytkowania gruntów, choć przepisy pozwalają uwzględnić te wydatki przy odpłatnym zbyciu.

Faktury kosztowe mogą obniżyć dochód stanowiący podstawę opodatkowania, jeśli dokumentują prawidłowo rozpoznane koszty podatkowe. W rezultacie przedsiębiorca może zapłacić niższy podatek dochodowy. Przy ustalaniu wysokości kosztu podatkowego należy uwzględnić, że VAT naliczony co do zasady nie stanowi kosztu uzyskania przychodów, z wyjątkami określonymi w ustawie. Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne mogą wymagać rozliczenia zgodnie z zasadami amortyzacji. Dla niektórych wydatków obowiązują natomiast limity lub inne szczególne reguły.

Przedsiębiorca opodatkowany ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych ustala podatek na podstawie przychodu. Wydatki udokumentowane fakturami kosztowymi nie zmniejszają więc podstawy opodatkowania tak jak przy podatku obliczanym od dochodu. Podatnik rozliczający ryczałt jest zobowiązany między innymi do przechowywania dowodów zakupu towarów oraz prowadzenia wykazu środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, natomiast odrębna ewidencja wyposażenia nie jest obowiązkowa na podstawie tych przepisów.

Odliczenie VAT z faktury kosztowej

Podatnik ma prawo odliczyć VAT w takim zakresie, w jakim nabyte towary lub usługi wykorzystuje do wykonywania czynności opodatkowanych. Jeśli zakup służy jednocześnie działalności opodatkowanej i innym celom, odliczenie może wymagać odpowiedniego ograniczenia.

Przy ustalaniu terminu odliczenia VAT należy uwzględnić obowiązek podatkowy sprzedawcy, w tym szczególne zasady dotyczące faktur wystawianych przez podatników stosujących metodę kasową, natomiast dla WNT, importu usług i innych transakcji rozliczanych przez nabywcę obowiązują zasady szczególne. Trzeba także uwzględnić wskazane w ustawie o VAT przesłanki wyłączające odliczenie.

Obowiązek korekty VAT po 90 dniach od upływu terminu płatności dotyczy odliczonego podatku z faktur dokumentujących krajowe dostawy towarów lub świadczenie usług, w części przypadającej na nieuregulowaną należność, z uwzględnieniem wyjątku dotyczącego zapłaty do końca właściwego okresu rozliczeniowego. Po uregulowaniu należności, której dotyczyła korekta na podstawie art. 89b ust. 1 ustawy o VAT, podatnik może ponownie zwiększyć podatek naliczony w okresie zapłaty, odpowiednio do uregulowanej części należności. Jeżeli podatnik nie odliczy VAT w pierwszym dopuszczalnym okresie, może dokonać odliczenia w trzech kolejnych okresach miesięcznych albo dwóch kolejnych okresach kwartalnych.

Przy standardowych zakupach krajowych nieodliczony w terminie VAT można rozliczyć przez korektę za okres powstania prawa do odliczenia lub jeden z trzech kolejnych okresów miesięcznych albo dwóch kwartalnych, w ciągu pięciu lat liczonych od początku roku powstania tego prawa, natomiast do transakcji określonych w art. 86 ust. 13a stosuje się odrębne zasady korekty i termin liczony od końca roku.

Warunkiem odliczenia VAT jest związek zakupu ze sprzedażą opodatkowaną. Samo posiadanie faktury z wykazaną kwotą podatku nie wystarczy.

Szczególne zasady dotyczą między innymi małego podatnika stosującego metodę kasową. W takim przypadku prawo do odliczenia podatku naliczonego wiąże się również z uregulowaniem należności wynikającej z otrzymanej faktury.

Faktura może dokumentować zakup stanowiący koszt uzyskania przychodów, a jednocześnie nie dawać pełnego prawa do odliczenia VAT. Możliwa jest także sytuacja odwrotna. Dlatego rozliczenie wydatku w podatku dochodowym i odliczenie VAT wymagają osobnej analizy.

SzF_baner.png

Czy trzeba księgować wszystkie faktury kosztowe?

Odpowiedź zależy od rodzaju prowadzonej ewidencji, przedmiotu zakupu oraz podatków, których dotyczy dokument. Obowiązku rzetelnego prowadzenia ksiąg nie należy utożsamiać z koniecznością uznania każdej faktury zakupu za koszt podatkowy.

Faktury kosztowe w KPiR

Od 2026 r. podatnicy PIT objęci pierwszym etapem obowiązku prowadzenia elektronicznych ksiąg, w szczególności zobowiązani do składania JPK_V7M, muszą prowadzić właściwe księgi podatkowe elektronicznie, a pozostałe grupy obejmują kolejne terminy wdrożenia. Zasady dokumentowania dostawy przed otrzymaniem faktury określone w § 9 rozporządzenia dotyczą materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych oraz towarów handlowych. Wydatki na zakup materiałów podstawowych i towarów handlowych wpisuje się do KPiR według zasad potrącania kosztów uzyskania przychodów określonych w ustawie o PIT, z uwzględnieniem szczególnych zasad dokumentowania dostaw otrzymanych przed fakturą.

Jeżeli materiały lub towary handlowe dostarczono przed otrzymaniem faktury, należy zastosować zasady dokumentowania dostawy określone w § 9 rozporządzenia, przy czym odrębny opis nie jest wymagany, gdy specyfikacja dostawcy spełnia wymagania przewidziane dla tego opisu. Jeżeli faktura dotrze po sporządzeniu zapisu na podstawie opisu dostawy, należy połączyć ją z opisem w przypadku faktury papierowej albo uzupełnić opis o numer faktury elektronicznej, w tym numer KSeF, oraz ująć ewentualną różnicę wartości w dniu otrzymania faktury.

Zgodnie z rozporządzeniem księga może zostać uznana za rzetelną mimo niewpisania lub błędnego wpisania kosztów uzyskania przychodów, jeśli skutkuje to wyłącznie podwyższeniem podstawy opodatkowania. Wyjątek od tej zasady dotyczy między innymi kosztów zakupu materiałów podstawowych, towarów handlowych oraz kosztów robocizny.

Nie jest to jednak ogólne zezwolenie na pomijanie dokumentów. Księga musi być prowadzona rzetelnie i niewadliwie, a dowody powinny umożliwiać odtworzenie przebiegu zdarzeń gospodarczych. Wadliwe prowadzenie księgi może również stanowić wykroczenie skarbowe.

Faktury w księgach rachunkowych

Jednostki prowadzące księgi rachunkowe powinny wprowadzić do ksiąg danego okresu wszystkie zdarzenia, które w nim nastąpiły. Otrzymana faktura zakupowa może dokumentować koszt, nabycie aktywa, zobowiązanie lub inne zdarzenie, które należy ująć zgodnie z jego treścią ekonomiczną.

Jeśli faktura dotycząca danego roku wpłynie już po jego zakończeniu, znaczenie mają data otrzymania dokumentu oraz wpływ zawartych w nim informacji na sporządzone lub zatwierdzone sprawozdanie finansowe. Ustawa o rachunkowości rozróżnia pod tym względem zdarzenia ujawnione przed zatwierdzeniem sprawozdania oraz błędy wykryte po jego zatwierdzeniu.

Czy można nie księgować faktury zakupu?

Faktura dotycząca wydatku prywatnego lub wyłączonego z kosztów podatkowych nie powinna być ujmowana jako koszt uzyskania przychodów. W zależności od rodzaju prowadzonej ewidencji dokument może jednak wymagać zachowania albo ujęcia w inny sposób.

Dobrowolna rezygnacja z rozpoznania kosztu podatkowego może skutkować wykazaniem wyższego dochodu i zapłatą wyższego podatku. Pominięcie dokumentu jest szczególnie ryzykowne, gdy dotyczy zakupu towarów handlowych, materiałów podstawowych, zobowiązania ujmowanego w księgach rachunkowych lub rozliczenia VAT.

Czy można nie księgować faktury z KSeF?

Od 1 lutego 2026 r. obowiązkowe odbieranie faktur w KSeF dotyczy podatników, w tym korzystających ze zwolnienia z VAT, natomiast faktury wystawiane konsumentom podlegają odrębnym zasadom udostępniania. Co do zasady fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za otrzymaną w dniu nadania numeru KSeF, jednak w przypadkach określonych w ustawie, w szczególności przy udostępnianiu faktury poza systemem uprawnionemu nabywcy oraz w trybie awaryjnym, datę otrzymania ustala się według zasad szczególnych.

Otrzymanie dokumentu w systemie nie zastępuje oceny podatkowej wydatku. Faktura z KSeF może dotyczyć kosztu podatkowego, wydatku wyłączonego z kosztów, zakupu prywatnego, środka trwałego albo transakcji, która nie daje prawa do odliczenia VAT.

Każdą fakturę otrzymaną w KSeF należy przeanalizować. Sposób jej ujęcia zależy jednak od rzeczywistego charakteru transakcji i rodzaju prowadzonej ewidencji.

Pominięcie faktury tylko dlatego, że przedsiębiorca nie pobrał jej z systemu lub jej nie zauważył, może prowadzić do rozbieżności między KSeF, ewidencją VAT i księgami firmy. Warto więc regularnie kontrolować otrzymane dokumenty oraz wyjaśniać faktury dotyczące nieznanych lub nieprawidłowych transakcji.

Zapomniana faktura kosztowa – jak ją rozliczyć?

Sposób postępowania zależy od podatku, rodzaju prowadzonych ksiąg oraz okresu, którego dotyczy dokument. Najpierw trzeba ustalić datę transakcji, wystawienia i otrzymania faktury, moment powstania obowiązku podatkowego u sprzedawcy oraz przedmiot zakupu.

Jeżeli podatnik w odniesieniu do wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, dostawy towarów oraz świadczenia usług, dla których zgodnie z art. 17 podatnikiem jest nabywca towarów lub usług, nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w terminach, o których mowa w ust. 10 i 11, może on obniżyć kwotę podatku należnego przez dokonanie korekty deklaracji podatkowej za okres, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego.

W podatku dochodowym moment rozliczenia zapomnianej faktury zależy od przyjętych zasad potrącania kosztów, przy czym podział na koszty bezpośrednie i pośrednie należy uwzględnić w przypadkach, w których wymagają tego właściwe przepisy. Znaczenie ma również to, czy dokument dotyczy zamkniętego roku podatkowego i czy sprawozdanie finansowe zostało już zatwierdzone.

Jeśli zapomniana faktura kosztowa dotyczy zakupu towarów handlowych lub materiałów podstawowych, trzeba dodatkowo zweryfikować zapisy magazynowe, spis z natury oraz sposób prowadzenia księgi. Poprawiona dokumentacja powinna odzwierciedlać rzeczywisty przebieg zdarzenia gospodarczego.

Szczególne rodzaje faktur kosztowych

Niektóre wydatki wymagają dodatkowej analizy ze względu na miejsce zakupu, sposób wykorzystania lub charakter usługi.

Dokumenty z zagranicznych platform mogą wiązać się z importem usług, zakupem towarów poza Polską lub transakcją wewnątrzwspólnotową. Przed zaksięgowaniem warto sprawdzić dane kontrahenta, kraj jego siedziby oraz przedmiot transakcji. Osobny materiał wyjaśnia, jak pobrać dokument na firmę z takich platform i aplikacji jak Amazon, Uber, Bolt, Booking czy AliExpress.

Wydatki samochodowe mogą podlegać ograniczeniom zarówno w podatku dochodowym, jak i w VAT. Zakres rozliczenia zależy między innymi od rodzaju pojazdu, sposobu jego wykorzystywania oraz przedmiotu wydatku. Szczegółowe zasady omawiamy w materiale o rozliczaniu wydatków na paliwo, samochód i naprawy.

W przypadku usług specjalistycznych kluczowe znaczenie mają rzeczywiste wykonanie świadczenia i jego związek z działalnością. Opis na fakturze powinien umożliwiać identyfikację zakupionej usługi, a dodatkowe dowody mogą potwierdzać jej zakres. Warto również sprawdzić, jak ocenić fakturę za usługę budowlaną, medyczną, transportową lub IT.

Faktury korygujące trzeba natomiast powiązać z dokumentem pierwotnym i ustalić przyczynę korekty. Moment ich rozliczenia zależy od rodzaju podatku oraz okoliczności, które spowodowały zmianę ceny, ilości lub danych transakcji.

Podsumowanie

Faktury kosztowe należy analizować na trzech poziomach: poprawności dokumentu, kwalifikacji wydatku w podatku dochodowym oraz prawa do odliczenia VAT. Faktura zakupu nie przesądza automatycznie o ujęciu wydatku w kosztach, a dokument otrzymany w KSeF nadal wymaga sprawdzenia. Szczególną uwagę należy zwrócić na zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych, spóźnione dokumenty oraz faktury dotyczące zamkniętych okresów.

SzybkaFaktura.pl umożliwia prowadzenie dokumentów sprzedażowych i kosztowych w jednym środowisku. Sprawne wystawianie faktur online można połączyć z obsługą kosztów, a przy samodzielnych rozliczeniach również z uproszczoną księgowością.

FAQ - najczęściej zadawane pytania o faktury kosztowe

Czy każda faktura kosztowa obniża podatek?

Faktura dokumentująca wydatek spełniający warunki uznania za koszt uzyskania przychodów może obniżyć dochód podatkowy w okresie i wysokości wynikających z właściwych zasad potrącania kosztów, w tym amortyzacji. U podatnika rozliczającego ryczałt koszty nie zmniejszają podstawy opodatkowania tak jak w przypadku podatku obliczanego od dochodu.

Czy można nie rozliczyć faktury kosztowej?

Rezygnacja z podatkowego rozpoznania wydatku nie oznacza możliwości pominięcia wymaganych zapisów w ewidencji, zwłaszcza dotyczących zakupu towarów handlowych, materiałów podstawowych i kosztów robocizny. Szczególne obowiązki dotyczą między innymi zakupu towarów handlowych i materiałów podstawowych oraz zdarzeń ujmowanych w księgach rachunkowych.

Czy faktura bez NIP nabywcy może być kosztem?

Brak NIP wymaga wyjaśnienia i oceny całego dokumentu. Ważne jest, czy dowód pozwala zidentyfikować strony, przedmiot oraz rzeczywisty przebieg transakcji. Błędne dane warto skorygować zgodnie z zasadami właściwymi dla danego rodzaju pomyłki.

Kiedy można odliczyć VAT z faktury zakupu?

Przy standardowych zakupach krajowych prawo do odliczenia VAT powstaje zasadniczo nie wcześniej niż w okresie otrzymania faktury i powstania obowiązku podatkowego, natomiast dla importu usług, WNT oraz innych transakcji rozliczanych przez nabywcę należy stosować odpowiednie przepisy szczególne. Zakup musi służyć czynnościom opodatkowanym, a ustawa nie może wyłączać prawa do odliczenia.

Czy fakturę otrzymaną w KSeF trzeba automatycznie zaksięgować w kosztach?

Nie. Dokument należy przeanalizować, ale jego obecność w KSeF nie przesądza o podatkowej kwalifikacji wydatku. Zakup może stanowić koszt, podlegać amortyzacji, być objęty wyłączeniem albo mieć charakter prywatny.

Co zrobić, gdy faktura kosztowa trafiła do firmy po terminie?

Trzeba ustalić, którego okresu dotyczy zakup i kiedy powstało prawo do odliczenia VAT. Dalsze postępowanie zależy od rodzaju podatku, sposobu prowadzenia ksiąg oraz tego, czy dokument można jeszcze uwzględnić w bieżącym rozliczeniu, czy konieczna będzie korekta.

Źródła

Oceń ten artykuł

#udostępnij jeżeli ten artykuł jest przydatny:

Warto również przeczytać te artykuły.

Sprawdź inne propozycje opracowane przez naszych ekspertów.

Sprawdź też inne artykuły!

Zobacz wszystkie

Faktura VAT w 7 sekund. Za darmo.

Wysyłaj i odbieraj e-faktury bezpośrednio z programu. Integracja z KSeF w cenie - bez dodatkowych narzędzi, bez karty kredytowej.

Wystaw fakturę