1. Jak przenieść swoje konto (wraz z danymi) z poprzedniej do nowej wersji systemu szybkafaktura.pl?

Zobacz prezentację przenoszenia konta

5 stycznia 2009 r. uruchomiliśmy nową wersję systemu szybkafaktura.pl.
Każdy Użytkownik zarejestrowany w systemie przed dniem 5 stycznia 2009 r. ma możliwość zalogowania się do poprzedniej wersji systemu i przeniesienia swojego konta (bezpłatnie i automatycznie) do nowej wersji programu.

Aby aktywować swoje konto w nowej wersji systemu, a także wyeksportować dane należy zalogować się w poprzedniej wersji systemu szybkafaktura.pl i rozpocząć procedurę przenoszenia konta. Po pojawieniu się okienka z komunikatem potwierdzającym rozpoczęcie procedury eksportu w ciągu 24 godzin należy zalogować się na swoje konto w nowej wersji systemu szybkafaktura.pl i postępować zgodnie ze wskazówkami. Wyświetlenie się okienka podsumowującego import oznacza zakończenie procedury importu danych.

UWAGA - przenoszenie konta może potrwać od kilku do kilkunastu minut w zależności od ilości zapisanych dokumentów.

Poniżej znajduje się opis poszczególnych etapów przenoszenia konta (wraz z danymi):

1. W celu przeniesienia konta należy na stronie logowania kliknąć przycisk „Zaloguj się do poprzedniej wersji systemu” w sekcji „LOGOWANIE DO POPRZEDNIEJ WERSJI SYSTEMU”;
2. Po wyświetleniu strony „Logowanie do poprzedniej wersji systemu szybkafaktura.pl” (https://szybkafaktura.pl/poprzednia_wersja/) należy się zalogować podając login i hasło używane w poprzedniej wersji systemu szybkafaktura.pl.
3. Po zalogowaniu się do poprzedniej wersji systemu należy w menu głównym wybrać przyciski „Administracja”, „Przenoszenie konta – aktywacja promocji”;
4. „Krok I” - w tym kroku dokonuje się automatycznej rejestracji w nowej wersji systemu. W celu aktywacji konta należy kliknąć przycisk „Zarejestruj”.
5. „Krok II” (ekran powyżej) – w tym kroku dokonuje się automatycznego eksportu danych do nowej wersji systemu szybkafaktura.pl zapisanych na koncie Użytkownika. W celu przeniesienia danych należy zaznaczyć opcję „Zapoznałam/em się z procedurą eksportu danych i chcę tego świadomie dokonać.”, wprowadzić login i hasło, a następnie kliknąć przycisk „Eksport”. Pojawi się okienko z komunikatem potwierdzającym rozpoczęcie procedury eksportu.
6. Po dokonaniu eksportu w poprzedniej wersji systemu należy w ciągu 24 godzin zalogować się do nowej wersji systemu szybkafaktura.pl wpisując swój login i hasło w sekcji „LOGOWANIE DO NOWEJ WERSJI SYSTEMU”
7. Po zalogowaniu się w nowej wersji systemu wyświetli się okienko, w którym należy zaznaczyć, które dane mają zostać zaimportowane z poprzedniej do nowej wersji systemu szybkafaktura.pl, a następnie kliknąć przycisk „Importuj”.
8. Następnie wyświetli się widok importu towarów i usług, w którym należy rozdzielić importowane pozycje na towary i na usługi. Istnieje również możliwość zrezygnowania z zapisywania poszczególnych pozycji. Aby przejść do następnego widoku należy kliknąć przycisk „Zatwierdź”.
9. W kolejnym widoku należy rozdzielić kontrahentów na firmy i osoby fizyczne. Istnieje również możliwość zrezygnowania z zapisywania poszczególnych kontrahentów. Aby przejść do następnego widoku należy kliknąć przycisk „Zatwierdź”.
10. W kolejnych widokach należy wybrać, które pozycje z karotek poszczególnych dokumentów mają zostać zapisane. Edycję każdego widoku należy zakończyć przyciskiem „Zatwierdź”.
11. Po zatwierdzeniu ostatniego widoku spośród wybranych wcześniej dokumentów przeznaczonych do importu wyświetli się okienko „Podsumowanie importu”. Po kliknięciu przycisku „Ok” procedura przenoszenia konta zostanie zakończona.

2. Ile zapłacę za szybkafaktura.pl?

Jesteś nowym Użytkownikiem szybkafaktura.pl? Chcesz sprawdzić jak pracuje się w tym programie? Zarejestruj się - otrzymasz 3 miesiące gratis na pełny dostęp do wszystkich funkcjonalności, bez zobowiązań, bezpłatnie.

Szczegółowe informacje: CENNIK

szybkafaktura.pl zapewnia możliwość wybierania dodatkowych modułów wspomagających pracę w firmie jak np: obsługa magazynu, księga przychodów i rozchodów itp. Pierwsze bezpłatne trzy miesiące pracy pozwalają na skonfigurowanie systemu pod kątem własnych potrzeb.

3. Ile zapłacę za księgowość online?

Jeżeli pracujesz już w programie szybkafaktura.pl (Sprzedaż, zakupy i KPiR) i chcesz korzystać z księgowości online – opłata wynosi 150 PLN* miesięcznie, płatne na rachunek podany w umowie, którą podpiszesz z wybranym przez Ciebie biurem rachunkowym.

* Kwota 150 PLN (netto) dotyczy Użytkowników zatrudniających nie więcej niż 1 pracownika (właściciel + 1 pracownik) i generujących do 30 dokumentów księgowych miesięcznie. Po przekroczeniu tych kryteriów, kwota za usługi księgowe będzie ustalana pomiędzy klientem a biurem rachunkowym z zastosowaniem 20% rabatu od standardowego cennika usług księgowych biura rachunkowego.

4. Dlaczego jesteśmy bezpieczni?

• Szyfrowanie danych
  Wszelkie dane wprowadzane przez Użytkowników do bazy danych naszego programu są przesyłane w sposób bezpieczny, poprzez szyfrowanie danych (128-bitowy protokół SSL), a dostęp do tych danych masz jedynie Ty poprzez swój login i hasło, i tylko Ty możesz je odczytać.
• Bezpieczne połączenie
  Połączenie z przeglądarki do naszego systemu może odbywać się za pomocą bezpiecznego połączenia HTTPS wykorzystywanego m.in. przez banki do obsługi kont internetowych.
• Bezpieczna lokalizacja
  Obiekt, w którym znajdują się nasze serwery jest pod stałym dozorem ochrony. Wejście do budynku jest strzeżone i nikt niepowołany nie może się nawet zbliżyć do urządzeń. Specjalne systemy chronią budynek przed pożarem, zapewniają stałą dostawę prądu.
• Bezawaryjność
  Serwery szybkafaktura.pl znajdują się w specjalnych, klimatyzowanych pomieszczeniach objętych 24 godzinnym monitoringiem. W przypadku wykrycia jakiejkolwiek nieprawidłowości, czynności serwisowe podejmowane są niezwłocznie.
• Bezpieczeństwo danych
  Mimo iż, nasze systemy zapewniają najwyższy poziom bezpieczeństwa danych, dodatkowo tworzone są cztery razy dziennie kopie zapasowe, co minimalizuje ryzyko utraty danych.

5. Jak założyć swoje konto?

1. Na stronie głównej należy kliknąć przycisk ZAREJESTRUJ SIĘ, wówczas zostaje wygenerowany Formularz rejestracji użytkownika.
2. W formularzu należy wprowadzić wymyślony przez siebie login (może zawierać tylko znaki alfanumeryczne), hasło, adres e-mail, oraz zaznaczyć formułkę: “wyrażam zgodę na otrzymywanie powiadomień od administratora, oraz otrzymywanie newsletterwów (opcjonalne).”
   (Uwaga: jeżeli w systemie istnieje już użytkownik o podanym przez użytkownika loginie bądź adresie e-mail, wówczas rejestracja nie będzie kontynuowana).
3. Następnie należy kliknąć przycisk DALEJ, wówczas na adres mailowy podany w formularzu rejestracji użytkownika, zostaje wysłana wiadomość potwierdzająca rejestrację, zawiera ona link aktywujący, który trzeba kliknąć w ciągu 24 godzin od momentu rejestracji.
   Uwaga: E-mail aktywujący jest wysyłany z chwilą kliknięcia przycisku DALEJ, jeśli w ciągu godziny wiadomość nie zostanie dostarczona, wówczas należy skontaktować się z administratorem swojej poczty.
4. Kolejnym krokiem jest zalogowanie się na stronie głównej i wypełnienie formularza "Dane firmy" oraz "Rodzaj numeracji".
   Uwaga: Nie można korzystać ze swojego konta, aż do momentu wypełnienia powyższych formularzy.

6. Zapomniałem hasła. Co zrobić?

1. Należy kliknąć na link "Zapomniałem hasła?" znajdujący się obok pola "Hasło".
2. W nowym oknie proszę wpisać swój login lub adres e-mail podany podczas rejestracji. Na adres mailowy zapisany w danych firmy zostanie wysłana wiadomość z nowym hasłem.

7. Jak zmienić swoje hasło?

1. W menu głównym należy kliknąć na przycisk ADMINISTRACJA (w prawym górnym rogu strony) i tam wybrać pozycję ZMIANA HASŁA.
2. Zostanie wygenerowany formularz zmiany hasła, w którym należy podać stare hasło, a następnie wpisać nowe.
3. W celu potwierdzenia, proszę kliknąć przycisk ZMIEŃ HASŁO.

8. Jak sprawdzić ustawienia i uprawnienia moich użytkowników?

1. W menu głównym należy kliknąć na przycisk ADMINISTRACJA (w prawym górnym rogu strony) i tam wybrać pozycję MOI UŻYTKOWNICY.
2. Zostanie wygenerowany formularz wszystkich użytkowników, w którym można zmieniać ustawienia np. e-mail, hasło, bądź zmienić uprawnienia użytkownika.
3. W celu potwierdzenia, należy kliknąć żądany przycisk zmiany, edytować – by dokonać podglądu, lub zapisać zmiany.

9. Jak ustawić stałą adnotację wyświetlaną na dokumentach sprzedaży i dokumentach magazynowych?

1. W menu głównym należy kliknąć na przycisk ADMINISTRACJA (w prawym górnym rogu strony) i tam wybrać pozycję NUMERACJA.
2. Zostanie wygenerowany formularz adnotacji, gdzie należy kliknąć przycisk DODAJ.
3. Następnie należy wprowadzić swój tekst i kliknąć przycisk ZAPISZ.

10. Jak zmienić rodzaj numeracji dokumentów?

Serwis szybkafaktura.pl, może generować dokumenty z numeracją:

• roczną (nr/rrrr)
• miesięczną (nr/mm/rrrr)nr – numer dokumentu

mm – miesiąc
rrrr – rok

Serwis umożliwia zmianę numeracji.

UWAGA: W polskim prawie skarbowym zmiana numeracji jest dopuszczalna tylko na przełomie lat księgowych.

1. Klikam w menu głównym na przycisk USTAWIENIA i tam wybieram pozycję USTAWIENIA FIRMOWE.
2. Zostaje wygenerowany formularz zmiany numeracji, klikam na przycisk EDYTUJ.
3. Zmieniam rodzaj numeracji i klikam na przycisk ZAPISZ.

11. Jak ustawić dane mojej firmy?

1. W menu głównym klikam na przycisk USTAWIENIA (trzecia zakładka z prawej strony).
2. Wybieram pozycję DANE FIRMY.
   Zostanie wygenerowany formularz danych firmy:
   • Dane ogólne
   • Adresy
   • Konta bankowe
3. Po uzupełnieniu wszystkich danych, klikam ZAPISZ.

12. Czy mogę zmienić adres e-mail?

1. W menu głównym klikam na przycisk ADMINISTRACJA (druga zakładka z prawej strony).
2. Wybieram pozycję ZMIANA E-MAIL. Zostanie wygenerowany formularz zmiany.
3. Następnie wprowadzam nowy e-mail (dwukrotnie) i klikam na przycisk ZMIEŃ ADRES E-MAIL.

13. Jak ustawić własną numerację dla dokumentów?

1. W menu głównym klikam na przycisk ADMINISTRACJA (druga zakładka z prawej strony).
2. Wybieram pozycję NUMERACJA. Zostanie wygenerowana lista numeracji – jest ona przypisana domyślnie.
3. Aby nadać własną numerację, klikam wybraną pozycję na liście.
4. Otworzy się podgląd numeracji, naciskam przycisk EDYTUJ.
5. Po zmianie klikam ZAPISZ.

14. Procedura usuwania faktur.

Możliwość usuwania zapisanych dokumentów jest domyślnie zablokowana. W celu usunięcia blokady należy w menu głównym kliknąć przyciski „Administracja” i „Edycja/usuwanie dokumentów”.

Usunięcie faktury vat, wiąże się z samodzielną aktualizacją stanów magazynowych. Przed usunięciem dokumentu, ukaże się komunikat:
„Czy na pewno chcesz usunąć dokument o numerze {nr dokumentu}? Po usunięciu stany magazynowe i średnia cena magazynowa nie zostaną zaktualizowane. Stany magazynowe należy zaktualizować przez odpowiednie dokumenty magazynowe (PW, RW). Średnią cenę magazynową należy zmienić ręcznie w bazie towarów.”.

Po kliknięciu przycisku „Tak”, nie ma już możliwości odzyskania usuniętego dokumentu.

UWAGA: Jeśli zostanie usunięta faktura np. w środku miesiąca, usunięty numer już się nie powtórzy, wówczas aby zachować ciągłość numeracji, należy wystawiając fakturę, pamiętać, by użyć usunięty numer.

15. Jak zmienić numerację ustaloną dla różnych dokumentów?

Po ustawieniu własnej numeracji (wprowadzoną wcześniej w zakładce „Administracja-Numeracja” (patrz pytanie: Jak ustawić własną numerację dokumentów), istnieje możliwość przełączania numeracji.

Otwieram formularz dokumentu i w celu zmiany numeracji na inną, wybieram z listy w prawym górnym rogu każdego formularza, żądaną numerację.

16. Jak wyłączyć stopkę w dokumentach?

Aby wyłączyć informację o systemie w stopce (Wydrukowano za pomocą serwisu internetowego szybkafaktura.pl), należy wejść w zakładkę "Ustawienia - Ustawienia osobiste" - wybrać wydruki i w ostatniej pozycji zaznaczyć czy na wydruku mają się wyświetlać informacje o systemie.

17. Czy wystawione dokumenty mogą być automatycznie wysyłane np. do księgowości, współpracownika?

Tak. Aby ustalić automatyczne wysyłanie dokumentów przez e-mail, należy w menu głównym kliknąć przyciski „Ustawienia”, „Ustawienia firmowe”, następnie należy kliknąć przycisk „Edytuj” i w sekcji „Automatyczne wysyłanie dokumentów sprzedaży” wpisać adresy np. księgowej, swojego współpracownika czy inne. Można również zaznaczyć opcję „Wysyłaj również do kontrahenta” w celu automatycznego wysłania dokumentu sprzedaży do nabywcy po każdym zapisie.

1. Jak wystawić fakturę/rachunek/paragon?

1. W menu głównym wybieram moduł SPRZEDAŻ, a następnie typuje jaki dokument chcę wystawić.
2. Wypełniam wymagane pola (O tym, jak wypełniać odpowiedni dokument, znajdziesz pod hasłami: Faktura VAT netto, Faktura VAT brutto, Faktura pro-forma netto, Faktura pro-forma brutto, Korekta faktury VAT netto, Korekta faktury VAT brutto, Rachunek, Paragon).
3. Tak wypełniony dokument mogę zapisać, wydrukować i wysłać.

2. Jak wydrukować fakturę/rachunek/paragon?

• Chcę wydrukować dokument jeszcze niewystawiony
  • W menu głównym klikam SPRZEDAŻ, wybieram moduł FORMULARZE, a następnie typuje jaki dokument chcę wystawić.
  • Wypełniam wymagane pola (O tym, jak wypełniać odpowiedni dokument, znajdziesz pod hasłami: Faktura VAT netto, Faktura VAT brutto, Faktura pro-forma netto, Faktura pro-forma brutto, Korekta faktury VAT netto, Korekta faktury VAT brutto, Rachunek).
  • Na liście rozwijalnej wybieram konfiguracje wydruku i klikam na przycisk DRUKUJ.
  • Program generuje listę linków po wciśnięciu których zostaje wygenerowany dokument w formacie PDF. Do jego wygenerowania wymagany jest program Acrobat Reader.
  • Acrobat Reader zapyta się, czy wygenerowany dokument zapisać czy otworzyć (zalecamy otworzyć)
  • W programie Acrobat Reader klikam na ikonę drukowania, bądź wybieram w menu Plik opcję Drukuj, bądź wciskam kombinację klawiszy Ctrl+P.

• Chcę wydrukować dokument zapisany w kartotece (Kartoteka faktur VAT, Kartoteka faktur pro-forma, Kartoteka rachunków, Kartoteka faktur korygujących)
  • W menu głównym klikam SPRZEDAŻ, wybieram moduł KARTOTEKI, a następnie typuję rodzaj dokumentu jaki chcę wystawić.
  • Wybieram interesujący mnie dokument z listy i za pomocą jednego kliknięcia generuję żądany dokument.
  • Na liście rozwijalnej wybieram konfiguracje wydruku i klikam na przycisk DRUKUJ.
  • Program generuje listę linków po wciśnięciu których zostaje wygenerowany dokument w formacie PDF. Do jego wygenerowania wymagany jest program Acrobat Reader.
  • Acrobat Reader zapyta się, czy wygenerowany dokument zapisać czy otworzyć (zalecamy otworzyć)
  • W programie Acrobat Reader klikam na ikonę drukowania, bądź wybieram w meny Plik opcję Drukuj, bądź wciskam kombinacje klawiszy Ctrl+P.

3. Jak zapisać fakturę/rachunek/paragon?

Dokument zapisany przez użytkownika, dostępny jest odpowiednio w kartotece faktur VAT, faktur pro-forma, faktur korygujących lub kartotece rachunków, paragonów.

1. W menu głównym klikam na SPRZEDAŻ, wybieram moduł FORMULARZE, a następnie typuje jaki dokument chcę wystawić.
2. Wypełniam wymagane pola (O tym, jak wypełniać odpowiedni dokument, znajdziesz pod hasłami: Faktura VAT netto, Faktura VAT brutto, Faktura pro-forma netto, Faktura pro-forma brutto, Korekta faktury VAT netto, Korekta faktury VAT brutto, Rachunek, Paragon).
3. Klikam na przycisk ZAPISZ.

4. Jak wysłać fakturę/rachunek/paragon?

• Chcę wysłać dokument jeszcze niewystawiony
  • W menu głównym klikam SPRZEDAŻ, wybieram moduł FORMULARZE, a następnie typuję jaki dokument chcę wystawić.
  • Wypełniam wymagane pola (O tym, jak wypełniać odpowiedni dokument, znajdziesz pod hasłami: Faktura VAT netto, Faktura VAT brutto, Faktura pro-forma netto, Faktura pro-forma brutto, Korekta faktury VAT netto, Korekta faktury VAT brutto, Rachunek, Paragon).
  • Klikam na przycisk WYŚLIJ, wówczas system wygeneruje Okienko wysyłania z automatycznie wygenerowanym adresem odbiorcy (tylko w wypadku, gdy dany odbiorca znajduje się w bazie kontrahentów i ma podany adres e-mail) i tematem wiadomości (adres i temat podlegają edycji).
  • Po wprowadzeniu ewentualnej treści klikam na przycisk WYŚLIJ. Odbiorca otrzyma wiadomość z wprowadzoną przez nas treścią oraz załącznikiem dokumentu w formacie PDF.

• Chcę wysłać dokument zapisany w kartotece (faktur VAT, faktur pro-forma, faktur korygujących, rachunków, paragonów)
  • W menu głównym klikam SPRZEDAŻ, wybieram moduł KARTOTEKI, a następnie typuję rodzaj dokumentu jaki chcę wysłać.
  • Wybieram interesujący mnie dokument z listy i za pomocą jednego kliknięcia generuję żądany dokument.
  • Klikam na przycisk WYŚLIJ, wówczas system wygeneruje Okienko wysyłania z automatycznie wygenerowanym adresem odbiorcy (tylko w wypadku, gdy dany odbiorca znajduje się w bazie kontrahentów i ma podany adres e-mail) i tematem wiadomości (adres i temat podlegają edycji).
  • Po wprowadzeniu ewentualnej treści klikam na przycisk WYŚLIJ. Odbiorca otrzyma wiadomość z wprowadzoną przez nas treścią oraz załącznikiem dokumentu w formacie PDF.

5. Jak wygenerować fakturę na podstawie faktury pro-forma?

Faktura pro-forma jest dokumentem, który pokazuje naszemu klientowi, jak wyglądałaby wystawiona przez nas faktura, gdyby doszło do transakcji. Nie jest ona dokumentem w sensie księgowym. Serwis szybkafaktura.pl umożliwia wygenerowanie dowolnej ilości faktur na podstawie zapisanej faktury pro-formy. Każda wygenerowana faktura, podlega edycji.

1. W menu głównym klikam SPRZEDAŻ, wybieram moduł KARTOTEKI, a następnie wybieram pozycję KARTOTEKA FAKTUR PRO-FORMA.
2. Program generuje listę faktur pro-forma zapisanych przez nas w systemie.
3. Klikam na przycisk WYSTAW FAKTURĘ, system generuje nową fakturę. Wprowadzam ewentualne zmiany i klikam na przycisk ZAPISZ.

6. Jak poprawić zapisaną fakturę/rachunek/paragon?

Usługa dostępna tylko dla użytkowników zalogowanych.

Uwaga: Polskie prawo skarbowe nie zezwala na edycje wystawionych faktur. Jeżeli Twój klient otrzymał już fakturę, wówczas aby zmienić jej parametry musisz wystawić jej korektę.

1. W menu głównym klikam SPRZEDAŻ, wybieram moduł KARTOTEKI, a następnie typuje rodzaj dokumentu jaki chcę edytować.
2. Wybieram interesujący mnie dokument z listy i za pomocą jednego kliknięcia generuję żądany dokument.
3. Klikam na przycisk EDYTUJ, wówczas formularz przechodzi do stanu edycji.
4. Koryguję wymagane pola i klikam na przycisk ZAPISZ.

7. Jak usunąć wystawioną fakturę/rachunek/paragon?

Uwaga: Polskie prawo skarbowe nie zezwala na USUWANIE wystawionych faktur. Jeżeli Twój klient otrzymał już fakturę, wówczas aby ją zniwelować musisz wystawić jej korektę.

1. W menu głównym klikam SPRZEDAŻ, wybieram moduł KARTOTEKI, a następnie typuje rodzaj dokumentu jaki chcę edytować.
2. Wybieram interesujący mnie dokument z listy i za pomocą jednego kliknięcia generuję żądany dokument.
3. Klikam na przycisk USUŃ.

8. Jak wygenerować ewidencję sprzedaży VAT za dany okres?

1. W menu głównym klikam SPRZEDAŻ, wybieram moduł EWIDENCJE, a następnie wybieram pozycję EWIDENCJA SPRZEDAŻY VAT.
2. prowadzam kryteria ewidencji:
   • rodzaj rozliczenia (miesięczne, kwartalne)
   • okres - w przypadku, gdy rozliczenie jest miesięczne, wówczas do wyboru mamy dwanaście miesięcy, jeżeli zaś rozliczenie jest kwartalne, wówczas do wyboru mamy cztery kwartały
   • rok – na liście rozwijalnej pojawiają się lata, w których zawiera się data sprzedaży wszystkich faktur pierwotnych i korygujących.
3. Klikam na przycisk GENERUJ, wówczas system wygeneruje żądaną ewidencję.

W ewidencji istnieje możliwość zmiany daty powstania obowiązku podatkowego, która domyślnie jest datą sprzedaży. Data powstania obowiązku jest datą decydującą o tym, do jakiego okresu ewidencji ma być przypisana dana faktura.

9. Jak udzielić rabatu?

W formularzu Faktura VAT oraz Paragon w kolumnie „Rabat” można wpisać w procentach lub wartościowo swój rabat.
Po wpisaniu rabatu, pod podsumowaniem pokaże się napis np. Łącznie udzielono rabatu w wysokości: 62,00 PLN.

10. Jak wystawiać podobne faktury?

Jeśli zazwyczaj wystawiasz podobne lub takie same faktury, wystarczy otworzyć wystawioną fakturę, którą chcesz powielić, następnie na dole dokumentu kliknąć przycisk „Kopiuj do nowego”.

Powielą się wszystkie dane: kontrahent, towary, ceny, ale faktura będzie wystawiona z datą bieżącą.

1. Jak dodać nowy towar/usługę przez fakturę zakupu VAT?

1. W menu głównym, klikam przycisk „Zakupy”, następnie dokument faktura VAT zakupu.
2. Po uzupełnieniu danych kontrahenta i numeru faktury zakupu VAT, w polu „Nazwa towaru/usługi” wpisuję żądaną nazwę, symbol statystyczny, jednostkę miary, ilość, cenę i klikam „Przelicz”.
3. Aby towar/usługa zostały zapisane, w momencie wystawienia faktury program wyświetli komunikat „Wprowadzono nowy towar/usługę” - klikam do wyboru:
   • zapisz nowy towar,
   • zapisz nową usługę lub
   • kontynuuj bez zapisu.
4. Po kliknięciu „Zapisz nowy towar/lub usługę”, wyświetli się strona z edycją towaru/usługi nowo wprowadzonych, po sprawdzeniu danych i ustaleniu cen, klikam zapisz. Należy podać cenę sprzedaży netto wyższą niż cena zakupu. Cena ta zostanie zapisana w bazie towarów i usług i będzie się wyświetlała w dokumentach sprzedaży po wyborze danego towaru/usługi. Towar/usługa zostają zapisane w bazie towarów i usług.
5. Ostatecznie wyświetli się informacja, że zapis dokumentu został zakończony z powodzeniem.

2. Jak wystawić fakturę zakupu VAT, fakturę korygująca zakupu VAT?

1. W menu głównym wybieram moduł ZAKUPY, a następnie typuje jaki dokument chcę wystawić.
2. Wypełniam wymagane pola (O tym, jak wypełniać odpowiedni dokument, znajdziesz pod hasłami: Faktura zakupu VAT, Faktura zakupu VAT korygująca).
3. Tak wypełniony dokument mogę zapisać, wydrukować i wysłać.

3. Jak wydrukować fakturę zakupu VAT, fakturę korygującą zakupu VAT?

• Chcę wydrukować dokument jeszcze niewystawiony
  • W menu głównym klikam ZAKUPY, wybieram moduł FORMULARZE, a następnie typuję jaki dokument chcę wystawić.
  • Wypełniam wymagane pola (O tym, jak wypełniać odpowiedni dokument, znajdziesz pod hasłami: Faktura zakupu VAT, Faktura zakupu VAT korygująca).
  • Na liście rozwijalnej wybieram konfiguracje wydruku i klikam na przycisk DRUKUJ.
  • Program generuje listę linków po wciśnięciu których zostaje wygenerowany dokument w formacie PDF. Do jego wygenerowania wymagany jest program Acrobat Reader.
  • Acrobat Reader zapyta się, czy wygenerowany dokument zapisać czy otworzyć (zalecamy otworzyć).
  • W programie Acrobat Reader klikam na ikonę drukowania, bądź wybieram w menu Plik opcję Drukuj, bądź wciskam kombinacje klawiszy Ctrl+P.

• Chcę wydrukować dokument zapisany w kartotece (Kartoteka Faktur zakupu VAT, Kartoteka Faktur zakupu VAT korygujących)
  • W menu głównym klikam ZAKUP, wybieram moduł KARTOTEKI, a następnie typuję rodzaj dokumentu jaki chcę wystawić.
  • Wybieram interesujący mnie dokument z listy i za pomocą jednego kliknięcia generuję żądany dokument.
  • Na liście rozwijalnej wybieram konfiguracje wydruku i klikam na przycisk DRUKUJ.
  • System generuje listę linków po wciśnięciu których zostaje wygenerowany dokument w formacie PDF. Do jego wygenerowania wymagany jest program Acrobat Reader.
  • Acrobat Reader zapyta się, czy wygenerowany dokument zapisać czy otworzyć (zalecamy otworzyć).
  • W programie Acrobat Reader klikam na ikonę drukowania, bądź wybieram w meny Plik opcję Drukuj, bądź wciskam kombinacje klawiszy Ctrl+P.

4. Jak zapisać fakturę zakupu VAT, fakturę korygująca zakupu VAT?

Dokument zapisany przez użytkownika, dostępny jest odpowiednio w kartotece faktur zakupu VAT, faktur zakupu VAT korygujących.

1. W menu głównym klikam na ZAKUPY, wybieram moduł FORMULARZE, a następnie typuję jaki dokument chcę wystawić.
2. Wypełniam wymagane pola (O tym, jak wypełniać odpowiedni dokument, znajdziesz pod hasłami: Faktura zakupu VAT, Faktura zakupu VAT korygująca).
3. Klikam na przycisk ZAPISZ.

5. Jak wysłać fakturę zakupu VAT, fakturę korygująca zakupu VAT?

• Chcę wysłać dokument jeszcze niewystawiony
  • W menu głównym klikam ZAKUPY, wybieram moduł FORMULARZE, a następnie typuję jaki dokument chcę wystawić.
  • Wypełniam wymagane pola (O tym, jak wypełniać odpowiedni dokument, znajdziesz pod hasłami: Faktura zakupu VAT, Faktura zakupu VAT korygująca).
  • Klikam na przycisk WYŚLIJ, wówczas system wygeneruje Okienko wysyłania z automatycznie wygenerowanym adresem odbiorcy (tylko w wypadku, gdy dany odbiorca znajduje się w bazie kontrahentów i ma podany adres e-mail) i tematem wiadomości (adres i temat podlegają edycji).
  • Po wprowadzeniu ewentualnej treści klikam na przycisk WYŚLIJ. Odbiorca otrzyma wiadomość z wprowadzoną przez nas treścią oraz załącznikiem dokumentu w formacie PDF.

• Chcę wysłać dokument zapisany w kartotece (Faktur zakupu VAT, Faktur zakupu VAT korygujących)
  • W menu głównym klikam ZAKUPY, wybieram moduł KARTOTEKI, a następnie typuję rodzaj dokumentu jaki chcę wysłać.
  • Wybieram interesujący mnie dokument z listy i za pomocą jednego kliknięcia generuję żądany dokument.
  • Klikam na przycisk WYŚLIJ, wówczas system wygeneruje Okienko wysyłania z automatycznie wygenerowanym adresem odbiorcy (tylko w wypadku, gdy dany odbiorca znajduje się w bazie kontrahentów i ma podany adres e-mail) i tematem wiadomości (adres i temat podlegają edycji).
  • Po wprowadzeniu ewentualnej treści klikam na przycisk WYŚLIJ. Odbiorca otrzyma wiadomość z wprowadzoną przez nas treścią oraz załącznikiem dokumentu w formacie PDF.

6. Jak poprawić zapisaną fakturę zakupu VAT, fakturę korygująca zakupu VAT?

Uwaga: Polskie prawo skarbowe nie zezwala na edycje wystawionych faktur. Jeżeli Twój klient otrzymał już fakturę, wówczas aby zmienić jej parametry musisz wystawić jej korektę.

1. W menu głównym klikam ZAKUPY, wybieram moduł KARTOTEKI, a następnie typuje rodzaj dokumentu jaki chcę edytować.
2. Wybieram interesujący mnie dokument z listy i za pomocą jednego kliknięcia generuję żądany dokument.
3. Klikam na przycisk EDYTUJ, wówczas formularz przechodzi do stanu edycji.
4. Koryguję wymagane i klikam na przycisk ZAPISZ.

7. Jak usunąć wystawioną fakturę zakupu VAT, fakturę korygująca zakupu VAT?

Uwaga: Polskie prawo skarbowe nie zezwala na USUWANIE wystawionych faktur. Jeżeli Twój klient otrzymał już fakturę, wówczas aby ją zniwelować musisz wystawić jej korektę.

1. W menu głównym klikam ZAKUP, wybieram moduł KARTOTEKI, a następnie typuję rodzaj dokumentu jaki chcę edytować.
2. Wybieram interesujący mnie dokument z listy i za pomocą jednego kliknięcia generuję żądany dokument.
3. Klikam na przycisk USUŃ.

8. Jak wygenerować ewidencję zakupów VAT za dany okres?

1. W menu głównym klikam ZAKUPY, wybieram moduł EWIDENCJE, a następnie wybieram pozycję EWIDENCJA ZAKUPÓW VAT.
2. Wprowadzam kryteria ewidencji:
   • rodzaj rozliczenia (miesięczne, kwartalne);
   • okres – w przypadku, gdy rozliczenie jest miesięczne, wówczas do wyboru mamy dwanaście miesięcy, jeżeli zaś rozliczenie jest kwartalne, wówczas do wyboru mamy cztery kwartały;
   • rok – na liście rozwijalnej pojawiają się lata w których zawiera się data data sprzedaży wszystkich faktur pierwotnych i korygujących.
3. Klikam na przycisk GENERUJ, wówczas system wygeneruje żądaną ewidencję.

W ewidencji istnieje możliwość zmiany daty powstania obowiązku podatkowego, która domyślnie jest datą sprzedaży. Data powstania obowiązku jest datą decydującą o tym, do jakiego okresu ewidencji ma być przypisana dana faktura.

1. Jak wystawić Przychód wewnętrzny (PW), Rozchód wewnętrzny (RW), Korektę Rozchodu wewnętrznego (RWK)?

1. W menu głównym wybieram moduł ZAKUPY, a następnie typuję jaki dokument chcę wystawić.
2. Wypełniam wymagane pola (O tym, jak wypełniać odpowiedni dokument, znajdziesz pod hasłami: Przychód wewnętrzny, Rozchód wewnętrzny, Rozchód wewnętrzny korekta).
3. Tak wypełniony dokument mogę zapisać, wydrukować i wysłać.

2. Jak wystawić Wydanie zewnętrzne (WZ), Przyjęcie zewnętrzne (PZ), Korektę Przyjęcia zewnętrznego (PZK), Korektę Wydania zewnętrznego (WZK)?

Aby wystawić ww. dowody sprzedaży musisz wcześniej wystawić stosowne do nich dokumenty. Czyli:

1. WZ - generuje się automatycznie w momencie wystawienia Faktury VAT (netto lub brutto)
2. PZ - generuje się automatycznie w momencie wystawienia Faktury zakupu VAT
3. PZK - generuje się w momencie wystawienia Faktury korygującej zakupu
4. WZK - generuje się w momencie wystawienia Korekty Faktury VAT (netto lub brutto)

3. Jak zapisać dokumenty PW, RW, RWK?

Dokument zapisany przez użytkownika, dostępny jest odpowiednio w kartotece PW, RW, RWK.

1. W menu głównym klikam na MAGAZYN, wybieram moduł FORMULARZE, a następnie typuję jaki dokument chcę wystawić.
2. Wypełniam wymagane pola (O tym, jak wypełniać odpowiedni dokument, znajdziesz pod hasłami: Przychód wewnętrzny, Rozchód wewnętrzny, Rozchód wewnętrzny korekta).
3. Klikam na przycisk ZAPISZ.

Reszta dokumentów magazynowych, czyli WZ, PZ, WZK i PZK są zapisywane podczas wystawiania stosownych do nich dokumentów, czyli Faktur.

4. Jak wysłać dokumenty PW, RW, WZ, PZ, RWK, PZK, WZK?

• Chcę wysłać dokument jeszcze niewystawiony
  • W menu głównym klikam MAGAZYN, wybieram moduł FORMULARZE, a następnie typuję jaki dokument chcę wystawić.
  • Wypełniam wymagane pola (O tym, jak wypełniać odpowiedni dokument, znajdziesz pod hasłami: Przychód wewnętrzny, Rozchód wewnętrzny, Rozchód wewnętrzny korekta).
  • Klikam na przycisk WYŚLIJ, wówczas system wygeneruje Okienko wysyłania z automatycznie wygenerowanym adresem odbiorcy (tylko w wypadku, gdy dany odbiorca znajduje się w bazie kontrahentów i ma podany adres e-mail) i tematem wiadomości (adres i temat podlegają edycji).
  • Po wprowadzeniu ewentualnej treści klikam na przycisk WYŚLIJ. Odbiorca otrzyma wiadomość z wprowadzoną przez nas treścią oraz załącznikiem dokumentu w formacie PDF.

• Chcę wysłać dokument zapisany w kartotece (PW, RW, PZ, WZ, PZK, WZK, RWK)
  • W menu głównym klikam MAGAZYN, wybieram moduł KARTOTEKI, a następnie typuję rodzaj dokumentu jaki chcę wysłać.
  • Wybieram interesujący mnie dokument z listy i za pomocą jednego kliknięcia generuję żądany dokument.
  • Klikam na przycisk WYŚLIJ, wówczas system wygeneruje Okienko wysyłania z automatycznie wygenerowanym adresem odbiorcy (tylko w wypadku, gdy dany odbiorca znajduje się w bazie kontrahentów i ma podany adres e-mail) i tematem wiadomości (adres i temat podlegają edycji).
  • Po wprowadzeniu ewentualnej treści klikam na przycisk WYŚLIJ. Odbiorca otrzyma wiadomość z wprowadzoną przez nas treścią oraz załącznikiem dokumentu w formacie PDF.

5. Jak poprawić zapisane dokumenty PW, RW, WZ, PZ, RWK, PZK, WZK?

Uwaga: Polskie prawo skarbowe nie zezwala na edycje wystawionych dokumentów magazynowych. Edycję można wykonywać do czasu zaksięgowania dokumentu.

1. W menu głównym klikam MAGAZYN, wybieram moduł KARTOTEKI, a następnie typuję rodzaj dokumentu jaki chcę edytować.
2. Wybieram interesujący mnie dokument z listy i za pomocą jednego kliknięcia generuję żądany dokument.
3. Klikam na przycisk EDYTUJ, wówczas formularz przechodzi do stanu edycji.
4. Koryguję wymagane i klikam na przycisk ZAPISZ.

6. Jak usunąć wystawione dokumenty PW, RW, WZ, PZ, RWK, PZK, WZK?

Uwaga: Polskie prawo skarbowe nie zezwala na USUWANIE wystawionych dokumentów magazynowych. Jeżeli Twój klient otrzymał już wydanie zewnętrzne, wówczas aby je zniwelować musisz wystawić jego korektę.

1. W menu głównym klikam MAGAZYN, wybieram moduł KARTOTEKI, a następnie typuję rodzaj dokumentu jaki chcę edytować.
2. Wybieram interesujący mnie dokument z listy i za pomocą jednego kliknięcia generuję żądany dokument.
3. Klikam na przycisk USUŃ.

1. Czy można przenieść Książkę Przychodów i Rozchodów do arkusza kalkulacyjnego?

W celu wyeksportowania swojej Książki Przychodów i Rozchodów do arkusza kalkulacyjnego, należy w menu głównym kliknąć przyciski „KPiR”, „Podgląd i wydruk KPiR”, następnie należy wybrać rok i miesiąc, który chcemy wyświetlić i kliknąć przycisk „Generuj”.
Po wyświetleniu się KPiR należy kliknąć przycisk „Export do XLS”, następnie kliknąć na przygotowany plik i otworzyć go lub zapisać na dysku.

1. Jak dodać kontrahenta?

Serwis szybkafaktura.pl umożliwia przechowywanie informacji o kontrahentach, dzięki czemu nie jest wymagane każdorazowe wprowadzanie danych kontrahenta przy wystawianiu dla niego dokumentu sprzedaży.

1. W menu głównym wybieram moduł BAZY, a następnie wybieram pozycję Baza Kontrahentów.
2. Program generuje listę dodanych do bazy kontrahentów, wybieram Dodaj osobę fizyczną lub Dodaj firmę.
3. Program generuje formularz dodawania kontrahentów, wprowadzam wymagane dane i klikam na przycisk ZAPISZ.

2. Jak zmienić dane kontrahenta?

1. W menu głównym wybieram moduł BAZY, a następnie wybieram pozycję Baza Kontrahentów.
2. Program generuje listę dodanych do bazy kontrahentów, wybieram tego Kontrahenta, którego dane chcę zmienić.
3. Program generuje formularz edycji kontrahentów, klikam EDYTUJ, wprowadzam zmiany i klikam na przycisk ZAPISZ.

3. Jak dodać towar/usługę?

Serwis szybkafaktura.pl umożliwia, przechowywanie informacji o towarach i usługach, dzięki czemu nie jest wymagane każdorazowe wprowadzanie informacji o danym/-ej towarze/usłudze przy wystawianiu dokumentu sprzedaży.

1. W menu głównym wybieram moduł BAZY, a następnie wybieram pozycję Baza towarów i usług.
2. Program generuje listę dodanych do bazy towarów i usług, wybieram Dodaj usługę lub Dodaj towar.
3. Program generuje formularz dodawania towarów i usług, wprowadzam wymagane dane i klikam na przycisk ZAPISZ.

4. Jak zmienić dane towaru/usługi?

1. W menu głównym wybieram moduł BAZY, a następnie wybieram pozycję Baza towarów i usług.
2. Program generuje listę dodanych do bazy towarów i usług, wybieram towar lub usługę, których dane chcę zmienić.
3. Program generuje formularz edycji bazy towarów lub usług, klikam EDYTUJ, wprowadzam zmiany i klikam na przycisk ZAPISZ.

1. Jak dokonać pierwszej płatności?

Aby dokonać płatności, w zakładce „Administracja-Płatności” zaznaczam Moduł Podstawowy (który zawiera Sprzedaż, Zakupy, Wielodostęp i Raporty) lub też następne moduły - w tabeli ukażą się ceny dla poszczególnych okresów płatności.

Wybieram okres płatności, a następnie wygodną formę płatności (czyli: mTransfer, MultiTransfer, Przelew24, Pekao24Przelew, Płacę z Inteligo, Płacę z Nordea, Płacę z PKO Inteligo, Płacę z BPH, Płacę z ING, Karta kredytowa lub tradycyjny przelew bankowy).

Po wybraniu swojej formy płatności wygeneruje się odpowiedni formularz, uzupełniony zgodnie z żądanym modułem.

Płatność zaksięguje się na koncie szybkafaktura.pl najwcześniej w ciągu 2-3 minut przy przelewach, w ciągu 24 godzin przy wyborze płatności kartą kredytową, niezwłocznie w przypadku przelewu tradycyjnego (najczęściej do 48 godzin).

Po zarejestrowaniu się do programu szybkafaktura.pl, zanim dokonamy pierwszej płatności wyświetli nam się po zalogowaniu okno z Pakietami Modułów do wyboru.
Można wybrać cztery opcje:

1. Moduł Podstawowy,
2. Moduł Podstawowy + Magazyn,
3. Moduł Podstawowy + KPiR,
4. Moduł Podstawowy + Magazyn + KPiR.

Dodatkowo można wybrać swój Pakiet na trzy okresy ważności konta:
1 miesiąc, 3 miesiące (rabat 5%) i 12 miesięcy(rabat 12%).

2. Jaki jest termin następnej płatności?

Kolejną opłatę za używane moduły należy wnieść najpóźniej w terminie siedmiu dni od ostatniego dnia poprzedniego okresu rozliczeniowego. W przeciwnym wypadku dostęp do nieopłaconych modułów zostanie zablokowany do momentu wniesienia kolejnej opłaty powiększonej o kwotę manipulacyjną w wysokości 10PLN netto.

Przykład: Moduł został opłacony w dniu 03 stycznia 2008 na okres jednego miesiąca do dnia 02 lutego 2008. Kolejną opłatę należy wnieść w dniu 03 lutego 2008 (najpóźniej do dnia 09 lutego 2008). Wniesienie opłaty po 09 lutego będzie skutkowało powiększeniem jej o kwotę manipulacyjną w wysokości 10 PLN netto.

3. Jak można przedłużyć okres płatności za wybrane moduły?

Po zalogowaniu się, należy w menu głównym kliknąć przyciski „Administracja”, „Płatności”, lub na stronie startowej kliknąć przycisk „Zapłać za moduły” i zaznaczyć moduły (checkbox), które chcemy przedłużyć o kolejne miesiące.
Następnie należy wybrać termin przedłużenia: 1 miesiąc, 3 miesiące (5% rabatu) lub 12 miesięcy (12% rabatu) i postępować zgodnie z dalszymi wskazówkami.

4. Czy można zaznaczać, które dokumenty są opłacone?

Aby zaznaczyć czy dokument jest opłacony, należy otworzyć jego podgląd klikając na odpowiednią pozycję w kartotece. Następnie należy kliknąć przycisk „Oznacz jako opłacony”, który znajduje się na dole podglądu. W kartotekach występuje podział na dokumenty opłacone i nieopłacone.

5. Kiedy można zacząć korzystać z wybranych modułów po dokonaniu płatności za moduły?

Dostęp do modułów uzyskuje się po zaksięgowaniu wpłaty na konto szybkafaktura.pl. Otrzymuje się wówczas wiadomość e-mail informującą, iż można już korzystać z wykupionych modułów.

Księgowanie zależy od formy płatności od natychmiastowego – najczęściej 2-3 minuty przy przelewach internetowych, w ciągu 24 godzin przy wyborze płatności kartą kredytową, w przypadku przelewu tradycyjnego najczęściej do 48 godzin.

6. Jak sprawdzić płatności za poszczególne moduły użytkowników?

1. W menu głównym należy kliknąć na przycisk ADMINISTRACJA (w prawym górnym rogu strony) i tam wybrać pozycję PŁATNOŚCI.
2. Zostanie wygenerowany formularz wszystkich użytkowników, w którym widać opłacone moduły użytkowników, a także datę rozliczenia z szybkafaktura.pl.
3. Możesz tu również sprawdzić swoją HISTORIĘ PŁATNOŚCI oraz dodać nowego użytkownika.